【保存版】バーチャルオフィスおいて電話番号を取得するメリット・注意点とは?

バーチャルオフィスを利用するメリット

実際に事務所を借りることなく、住所や固定電話番号など、最低限のオフィス機能を導入できる「バーチャルオフィスサービス」。

 

特に、初期費用を抑えたい個人事業主や副業をお考えの方に便利なサービスです。中でも固定電話番号の取得は、ビジネスにおける「信用」の部分で特に重要とされています。

 

しかし、バーチャルオフィスのサービス内容について、詳しく分からないという方も多いでしょう。

 

この記事では固定電話番号を取得する上で注意すべきポイントや、バーチャルオフィスサービスの用語についてお伝えします。読者の皆様のお役に立てたら幸いです。

バーチャルオフィスへ今すぐ電話

バーチャルオフィスとは?

まず、バーチャルオフィスとはどんなサービスなのかご紹介します。

バーチャルオフィスって何?

バーチャルオフィスとは

事務所を構えずに固定電話番号の取得やFAX番号のレンタル、法人登記への住所利用など、事業に必要なサービスを利用できます。基本的には月額料金で利用可能です。

 

バーチャルオフィスに届いた郵便物の保管や転送も請け負っています。会議室の利用の他、秘書スタッフによる電話対応が可能な場合もあります。

バーチャルオフィスを借りる主なメリット

事務所を借りると数百万円かかるケースもあり、非常に大きな負担となります。バーチャルオフィスはコストを大幅に抑え、オフィス機能を必要な時に利用できるのがメリットの1つです。

 

また、個人事業主や自宅で副業を行う人は、携帯電話番号または自宅住所を名刺やHPに記載することもあるでしょう。しかし、それでは顧客および取引先から信用を得られない可能性があります。

特に固定の電話番号があるかないかでは会社の印象は大きく変わり、信用問題にも関わります。

 「信用」はビジネスを続ける上で大事な要素のため、バーチャルオフィスを利用して低コストで信用を得られるのは大きなメリットといえます。

バーチャルオフィスのサービスの種類

バーチャルオフィスのサービスの種類には大きく2つあります。

サービスの種類と違い

■住所だけを借りる場合

住所だけを借りるという簡易的な利用方法です。

メリット

住所を借りると、法人登記や名刺などに記載できます。バーチャルオフィスの住所は大半が一等地のため、取引先や顧客から信用を得やすく、安心感にもつながります。

 

もし自宅住所を法人登記し、取引先が住所を検索してアパートや一軒家だと知ると、信用度は低くなるでしょう。一等地だと分かれば信頼性が高く、商談が進む可能性も上がります。

デメリット

バーチャルオフィスの住所は複数の会社や個人が利用しています。そのため住所を検索エンジンで調べると、会社の名前は異なるが住所が同じ、という結果が表示される場合があります。

住所の重複を避けたい人にとってはデメリットといえます。

■住所だけではなく固定の電話番号・電話転送・市外局番通知サービスなどを利用する場合

住所の他、固定電話番号取得や電話転送サービスなども受けられます。

メリット

固定の電話番号への信用は高いため、新規顧客を獲得する上でも非常に大切です。しかし固定電話を引いても「起業したのは本人1人のみ」といった場合、即座に電話対応はできません。

 

バーチャルオフィスの電話転送サービスを利用すれば、取得した固定電話番号の受発信がスマートフォンから可能となり、臨機応変に対応できます。

デメリット

もしバーチャルオフィスの運営会社が廃業すると、取得した電話番号は使用できなくなります。登記簿や名刺に記載した住所や電話番号は変更しなければなりません。

電話番号も取得することは重要

なぜ固定電話番号を取得する必要があるのか、重要性についてお伝えします。

電話番号を取得

なぜ電話番号が必要か?

ビジネスにおいては固定電話への信頼は未だに厚く、電話番号が携帯電話のみの会社は信頼性が欠けてしまいます。

 顧客や取引先が電話番号へ抱くイメージは意外に大きく、固定電話番号かどうかで信用力は大きく変わります。電話番号1つで大きなビジネスチャンスを逃している可能性も十分あります。

具体的にどんな場合に必要か?

固定電話番号は名刺やチラシ、パンフレットなどに記載されます。名刺交換の際、携帯電話よりも固定電話番号を載せている方が信用されやすいのが現状です。

 

その他、ECサイトやHPなどにも固定電話番号を記載します。やはり問い合わせ先が携帯電話だけでは信用を得るのは難しく、連絡しにくい印象も与えてしまいます。

お電話でもお気軽にお問い合わせください

電話番号 075-257-7746

バーチャルオフィス電話転送サービス各種

電話転送サービスって

バーチャルオフィスが提供する電話転送サービスをご紹介します。

【1】電話転送受信とは?

■具体的なサービス内容■

固定電話番号の着信を、指定したスマートフォンや固定電話などへ自動転送するサービスのことです。会社や自宅で固定電話を引く必要がなく、営業などで外出していても電話対応ができます。

■料金の相場■

月額3,000〜5,000円程が相場です。別途入会金として5,000〜10,000円程かかる場合もあります。

【2】電話番号通知発信とは?

■具体的なサービス内容■

電話の転送に加えてスマートフォンから発信も可能です。発信時は、相手先の電話に取得した固定の電話番号が表示されます。名刺やHPなどに記載した固定電話番号から発信でき、顧客に安心感を与えられます。

料金の相場

月額5,000円前後が相場で、5,000〜10,000円程の入会金がかかるのが一般的のようです。

【3】電話秘書代行とは?

■具体的なサービス内容■

固定電話番号に着信があった際、秘書スタッフが対応するサービスです。担当者名や用件、連絡先など、伺った内容がメールで届きます。

 代行して電話対応を行ってもらうため、メールの報告を見て対応が必要な時だけ折り返し連絡をすることが可能です。煩わしい営業電話を断ってくれるなどの対応も行います。

料金の相場

月額7,000〜12,000円程、別途5,000〜10,000円前後の入会金が必要な場合もあります。

【4】転送切替え付電話秘書代行とは?

■具体的なサービス内容■

取得した固定電話番号の受発信(転送)と、電話秘書代行をご自身の都合により切り替えることができます。会議中や電車で移動中などは秘書代行にし、会議終了後は転送にするなど、自由に切り替えられます。

 必要に応じて自分で電話対応するか秘書スタッフにお願いするかを選べ、電話でのビジネスチャンス損失を回避できます。

料金の相場

10,000〜15,000円程が相場で、バーチャルオフィスによっては5,000〜10000円程の入会金を要することもあります。

【5】インターネットFAXとは?

■具体的なサービス内容■

FAXの送受信をEメールで行うことができるサービスです。相手先がFAXを送るとPDFに変換され、EメールへそのPDFが届きます。PCなどからデータを送信すれば、相手のFAX機から出力できます。

FAX機を用意するコストを削減でき、外出先でもFAXを確認できる便利さが魅力です。

料金の相場

1,000〜2,000円前後が相場で、初期費用として1,000円程かかることもあります。送信時に別途料金が発生するケースもあるようです。

京都で格安にオフィスを取得できる「京都バーチャルオフィス」

数多くあるバーチャルオフィス。中でも弊社「京都バーチャルオフィス」はたくさんのユーザーに選ばれております。自信を持って、弊社サービスをお客様へ推薦いたします。

「京都バーチャルオフィス」が選ばれる理由

なぜ「京都バーチャルオフィス」が選ばれるのか理由をご紹介します。

■料金体系が明瞭■

必要なサービスに応じて、4つのプランがあります。例えばスタンダードプランは入会金5,000円、月額3,500円で住所利用・登記書類作成代行・郵便物転送が可能です。

 

料金体系が明瞭で、電話を発信した回数やインターネットFAXの送信回数などによって料金が変わることがないため、安心して利用できます。

固定の電話番号通知サービスのトライアル

初めて電話転送サービスを利用する人も安心の、無料トライアル体験を設けています。身分証明書不要で、20分間無料で利用可能です。

 本契約前に自分のスマートフォンで電話転送受発信の利用を試せるため、使用前の不安感を払拭できます。

提供する住所が弊社の所有物件

「京都バーチャルオフィス」は観光地としても有名な、京都御所から徒歩1分程に位置しています。弊社の住所を登記や名刺に記載すれば、取引先に説明しやすいというメリットが挙げられます。

 

さらに、京都独自の風習から同じ住所を他の表記で記載できるため、会社の名前は異なるが住所は同じというバーチャルオフィスのデメリットを避けられます。

 

また自社物件であるため、貸主とのトラブル発生の心配がございません。賃貸物件で運営しているバーチャルオフィスの場合、必ず貸主からの許可が必要です

既存の電話番号を取得するのではなく、お客様のために新規で電話番号を取得するので安心

バーチャルオフィスの中には、すでに所有している固定電話番号を使い回している所もあります。退会した方の電話番号を破棄せず、再利用するケースです。

 

しかし「京都バーチャルオフィス」では新規の電話番号を取得するため、使い回しの心配がなく、安心してサービスを利用できます。

最後に

バーチャルオフィスで固定電話番号の取得を検討されている皆様、お役に立てたましたでしょうか?

 「京都バーチャルオフィス」ではバーチャルオフィス設立時に必要な固定電話サービスを、明瞭な料金体系で提供しています。

 バーチャルオフィス設立をお考えの皆様、どうぞお気軽にご相談ください。

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2018年11月13日(火)現在

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