【徹底解説】今話題のバーチャルオフィスとは?

バーチャルオフィス 京都

近年、働き方が多様化する中、オフィスのあり方も多様化しています。

 

その中で今後増加すると考えられているのが、バーチャルオフィスです。バーチャルオフィスは事務所を構えずに、本当に事務所を運営しているかのように見せることができます。

 

しかし、まだ一般的には浸透しておらず、バーチャルオフィスとは?何なのか知らない方も多いのではないでしょうか。

 そこで今回の記事では、バーチャルオフィスについて詳しくご紹介します。バーチャルオフィス選びのご参考になれば嬉しく思います。

バーチャルオフィスとは

バーチャルオフィスとは?

バーチャルオフィスとは?

バーチャルオフィスとは事務所を借りることなく、住所や電話番号をレンタルするサービスのことです。バーチャルオフィスは退職後に独立する方や、自宅で起業する方に適しています。

 

事業をスタートするために事務所を借りると、家賃や保証金の他、内装工事や机などの購入で非常に多くの初期費用がかかります。

 

しかし事務所を借りずに事業を始めれば、自宅の住所を記載することになります。また、普段使っている携帯電話の番号を会社の番号として使わなければなりません。

 

バーチャルオフィスを利用すれば、一等地の住所を法人登記や名刺に記載でき、固定電話の番号も使用できます。必要な時に会議室を使え、バーチャルオフィス宛に届いた郵便物は自宅への転送も可能です。

 

バーチャルオフィスは初期費用を抑え、自宅住所などのプライバシーを保護しながら、事業を行う上で最低限必要な機能をレンタルできます。大変便利なサービスのため、都心部を中心にバーチャルオフィスの利用者は増加傾向にあります。

どのようなサービスがあるのか

バーチャルオフィスではどのようなサービスを利用できるのか、基本的な機能をご説明します。

■電話番号や住所提供■

バーチャルオフィスのメインとも言えるのが、電話番号や住所のレンタルです。提供された電話番号や住所は名刺や会社のパンフレットなどに記載できます。バーチャルオフィスの多くのは都心一等地の住所が格安で利用できるので会社としてのブランディングにもなります。当社京都バーチャルオフィスの所在地は京都市上京区。日本国民なら知らない方はいない「京都御所」から徒歩1分の由緒ある場所になります

会議室レンタル

会議室を使えるバーチャルオフィスもあります。商談や打ち合わせなどで必要な時間分だけ利用できるため、大変便利です。

郵便転送サービス

バーチャルオフィス宛に届いた郵便物を受け取り、転送や保管に応じます。プランの料金に含まれるケースと、転送した郵便物の数などに応じて別途サービス料がかかるケースがあります。

つまりバーチャルオフィスとは、あなたが作業をするためのワークスペースがないオフィスだと考えてください。しかしスペース以外の事業運営に必要な機能は全て提供されます。自宅や自宅近辺での作業が最も効率的だという考え方が少しずつ浸透してきています。インターネットが登場した現代社会では、毎日会社に勤務しなくても働くことは充分に可能なのです。

バーチャルオフィスは起業に最適

初期費用を限りなく抑えて起業できるため、スタートアップ時には非常に助かるサービスです。現代の日本では「起業したい」という若者が減少傾向にあります。若者だけに限らず、挑戦する方・起業する方が増えること。これが社会を便利に、豊かにしていきます。バーチャルオフィスだけでなく、起業する方を増やす取り組みが社会全体としてもっと盛り上ればいいですね

手軽に支店も設置できるのがバーチャルオフィス

起業するときだけでなく、他府県や他エリアに支店が必要なときにも利用可能です。支店設置に必要な経費も手間も格安に抑えることができます。許認可や入札などで京都市内に住所が必要な方はご検討ください

各オフィス形態~働く場所の違い

近年はオフィス形態が多様化しており、違いが分かりにくいと感じる方も少なくありません。バーチャルオフィスを含めた、オフィス形態やワーキングスペースの違いをご紹介します。

【自宅での作業】

個人事業主での起業や副業で、自宅をオフィスにする方も多くいます。

自宅での起業

メリット

初期費用、交通費がかからない。自宅をオフィスにすれば新たに物件を借りずに済むため、初期費用がかかりません。交通費も不要です。もちろん月額で支払うべき家賃も不要と考えていいでしょう。すでに住居として利用しているので、起業のために新たに家賃が増えることはありません。

デメリット

1. 来客対応が困難。自宅に取引先や顧客を呼ぶ場合、応接室のようなスペースがなければ対応は難しいでしょう。家族がいれば、来客対応時の配慮も必要になります。

2. 自宅住所が特定される可能性がある。会社の住所を伝える機会は少なくありません。自宅をオフィスにすると、名刺やHPに自宅住所を載せることになります。会社と自宅の住所が同じと分かり、自宅を特定される可能性があります

【レンタルオフィス】

レンタルオフィスは机や電話、インターネット環境などオフィスに必要な設備が一通り揃っています。オフィス家具を買うことなく、入居後は個室ですぐに業務ができます。

レンタルオフィスとバーチャルオフィスの違い

メリット

1. オフィスの住所で法人登記が可能

レンタルオフィスも、バーチャルオフィスのように住所を法人登記に利用できます。

2. 立地条件の良い物件が多い

立地条件が良く、アクセスしやすい物件が多いレンタルオフィスがほとんどです。

3. 来客対応が容易   

大半のレンタルオフィスは会議室を完備しています。受付スタッフが来客時の対応をする場合もあり、来客対応が容易です。

4.  専用のディスクやビジネスフォンがある。会員それぞれのためにワークスペースが確保されています。これが次に紹介するシェアオフィスとの違いになります。つまりスペースをレンタルしているようなイメージですね。シェアオフィスのように、行ってみたら満員で席がない・・・なんて心配がいらないのです

デメリット

1. 契約解消などの運営者の都合により、登記変更などの手間がかかる可能性がある。もしレンタルオフィスの運営者の都合で物件の契約を解消すれば、登記や名刺などに記載した住所の変更を余儀なくされます。

2. 備品取り替えが不可能。用意されている家具やコピー機などを使うため、備品の取り替えはできません。

3. 家賃(月額利用料)がそこそこ高い。最低でも3万円程度。六本木ヒルズなどの一等地の場合は10万円以上の物件もあり。小さい規模で郊外なら普通にオフィスが借りられる金額ですね

レンタルオフィス/シェアオフィス共通のメリット

当然なのですが、通常にオフィスを賃貸するより、とにかく安い。やはりこれが最大のメリットです。都内の一等地なら家賃10万円以上するレンタルオフィスもございますが、一等地でオフィスが所有できると考えると格安です。固定費だけでなく初期費用も格段に抑えることができます。スタートアップ時には本当に便利です

【シェアオフィス】

シェアオフィスも机やインターネット環境などが完備されています。レンタルオフィスとの大きな違いは専用スペースでなく共有スペースで業務を行います。フリーランスといった個人での利用者が多い点が特徴です。

シェアオフィスとバーチャルオフィスの違い

メリット

1. 利用者間の交流が活発。イベントやセミナーを開催し、利用者間の交流が活発なシェアオフィスもあります。レンタルオフィスでも交流会・セミナーはみかけます。

2. 初期費用、月額費用などが割安。自分で物件を借りるよりも初期費用が安く、月額費用も数万円と割安です。8,000円~12000円程度が相場でしょうか?

3. 内装がオシャレな場合が多い。

■デメリット

1. 重要な情報やセキュリティ面に不安あり。レンタルオフィスとは異なり、個室ではありません。仕切りもパーテーションなどの簡易的なものであることが多く、重要な情報の管理やセキュリティ面で不安が残ります。重要な商談などする場合に、会話が周囲に漏れる可能性あり。対策として個室の会議室を予約できるシェアオフィスもございます。

2. プリンタなどの共有機器を他の人が使う場合、必要時に使用できない。プリンタなどの設備は共有して使うため、必要な時にすぐ使用できないことも考えられます。

申込フォーム
京都バーチャルオフィス

レンタルオフィス/シェアオフィス共通のデメリット

これは個人的に利用していて感じたことです。レンタルオフィスもシェアオフィスもとてもオシャレでかっこい内装なのですが・・・私(京都バーチャルオフィス代表松村裕樹)が困ったことは定休日があることです。家賃(月額利用料)を支払っているのに、オフィスを利用したいときに全て利用できるわけではないのです。自分自身でオフィスを賃貸していたら発生しない問題ですね

【バーチャルオフィス】

バーチャルオフィスとは利用者が物件(スペース)を借りることなく、運営会社の住所や電話番号などをレンタルするオフィス形態のことです。レンタルオフィスやシェアオフィスとの違いはワークスペースが存在しないことです。

メリット

1. レンタルオフィスやシェアオフィスも安いですが、バーチャルオフィスはもっと安く利用できます。弊社京都バーチャルオフィス最安値のエコノーミープランは月額2,000円からです

2. 自宅住所での登記を回避できる。もし自宅を仕事場にしていても、バーチャルオフィスから提供された住所を登記に記載すれば、自宅住所を知られるリスクを回避できます。

3. 必要な時に会議室などを確保できる。取引先と顔を合わせる必要があれば、バーチャルオフィスに併設された会議室を利用できます。

4. オフィスまでの通勤時間を短縮可能。自宅や好きな場所で業務を行うため、オフィスへ通わずに済みます。通勤時間を短縮すれば、業務にもっと長い時間を費やすことができます。

■デメリット

1. オフィスでの柔軟な来客対応ができない。バーチャルオフィスには机やイスが用意されているわけではなく、実際のオフィスは自宅など別の場所です。住所や電話番号のレンタルが主な機能であるため、来客対応には向いていません。スタッフは常駐していますので、来客対応が全くできないわけではございません

2. 荷物の受け取りが不便。バーチャルオフィス宛に届いた荷物は、自宅などの指定の住所へ転送されます。荷物をすぐに受け取りたい方にとっては不便と言えるでしょう。どうしても早く受け取りたい場合は、速達で郵送してもらうか、直接来店して引取る必要があります

バーチャルオフィス利用までの流れ

バーチャルオフィスを利用するまでの流れや手続きをご紹介します。

1■HPで業者を探し、問い合わせる

インターネットでバーチャルオフィスを運営している業者を探しましょう。利用してみたい所があれば、問い合わせ用の電話番号や専用フォームで連絡します。

事前に確認したいことや不安な点があれば、遠慮なく問い合わせましょう。

2■内覧申し込み / 説明の予約

バーチャルオフィスの内覧を申し込み、現地でどんな施設なのか確認します。HPの写真と実際の雰囲気が違うケースもあるようなので、足を運ぶことをおすすめします。会議室の利用予定がある方は、会議室の設備も確認しておきましょう。

3■書類提出

バーチャルオフィスの契約に必要な書類を提出します。写真付きの身分証明書の他、法人契約であれば履歴事項全部証明書、個人事業主であれば住民票などが必要です。

4■審査

書類を元に審査が行われます。バーチャルオフィスによって異なりますが、早ければ即日、遅ければ1週間程かかるようです。サービスの性質上、不正な目的で利用される可能性もあるためほとんどの場合は利用にあたり審査があります。ポイントは申込時に申請した事業内容を実際に行っているか?この点がもっとも重要な基準になります。京都バーチャルオフィスでも厳しい審査を実施しており10%程度のお申込みをお断りしております。

5■契約

審査に通過すれば入会金や初月の利用料金などを振込み、契約します。契約後に住所や電話番号の使用が可能になりますが、サービスによっては契約してから使用までに時間を要するものもあります。

バーチャルオフィスによって利用手続きは細かく違うため、いくつかHPを見て比較・検討する必要があります。

京都で格安にオフィスを取得できる「京都バーチャルオフィス」

京都バーチャルオフィスは格安で住所や電話番号を利用でき、多くの事業者・スタートアップ起業家の方から選ばれています。

料金体系が明瞭

京都バーチャルオフィスではプランごとに受けられるサービスが決まっており、料金体系も明瞭です。例えばエコノミープランは入会金5,000円、月額2,000円で住所を借りられ、登記書類の作成代行も請け負っています。

スマホビジネスフォンのトライアル期間がある

レンタルした固定電話の番号は、お使いの携帯電話で受信・発信が可能になります。京都バーチャルオフィスでは20分無料のトライアル期間を用意しています。

家族や友人に電話し、京都市外局番075の番号が通知されるか確認できます。電話が来れば、アプリが起動します。どのように電話するのかトライアル期間で実際に試せると、初めての方でも安心です。

提供する住所が弊社所有物件である

バーチャルオフィスの多くは物件を賃貸して運営していることが多く、物件の所有者とのトラブルが発生する可能性があります。また、もし運営会社が撤退すれば、利用者は住所を変更しなければなりません。京都バーチャルオフィスは自社物件のため、提供するのは弊社の住所です。トラブルを回避し、安心して利用できます。

既存の電話番号ではなく新規の電話番号を提供するので安心

バーチャルオフィスでレンタルできる電話番号の中には、以前に誰かが使った既存の番号である場合もあります。退会者の電話番号を使い回しているケースです。

京都バーチャルオフィスは新規に取得した電話番号を提供しています。使い回しの心配がないため、安心して事業を続けられます。

最後に

事業内容?どのような規模・やり方でビジネスをするのか?自分自身が考えているビジネスの内容ややり方をよく考えて、それぞれに適応した働き方・オフィスを選択してみてはいかがでしょうか?個人的には最初は自宅からスタートして、少しずつステップアップしていくことが無難かと考えております。

バーチャルオフィスを利用するかご検討中の皆様、参考になりましたでしょうか。少しでもお役に立てたら幸いです。バーチャルオフィスのご利用をお考えの皆様、ご不明点やご心配な点などあれば、どうぞお気軽にご相談ください。

タップして電話する
申込フォーム
レンタルオフィスとバーチャルオフィス比較

お電話でもお気軽にお問い合わせください

電話番号 075-257-7746

■営業時間■

9:00 ~ 20:00 (月~金)

■連絡先■

TEL: 075-257-7746

バーチャルオフィス 京都へ申し込む
利用に役立つコラム。バーチャルオフィスとは
京都バーチャルオフィスへメッセージ

2018年11月13日(火)現在

登録ユーザー数 115社

バーチャルオフィスの料金
バーチャルオフィスの料金システム
レンタル 事務所 格安
おすすめバーチャルオフィス
シェア オフィス 創業
バーチャルオフィス  起業
バーチャル 京都 オフィス
バーチャルオフィスの評判
バーチャル 京都 オフィス
バーチャルオフィス 起業 貸し住所
バーチャル 京都 オフィス 貸し住所
バーチャル 京都 オフィス 貸し住所
バーチャルオフィス比較
バーチャルオフィスの電話転送
京都バーチャルオフィスfacebookページ
バーチャルオフィスプラチナプラン
プラチナプランご案内
格安の京都バーチャルオフィスクーポン割引
京都レンタルサロン
京都レンタルサロン
コラムバーチャルオフィスとは
バーチャル 京都 オフィス 貸し住所

TEL: 075-257-7746