バーチャルオフィスの郵便物の取扱いは?郵便物の転送や受取不可郵便を解説

バーチャルオフィスの郵便物の取扱いは?郵便物の転送や受取不可郵便を解説
バーチャルオフィスとは?【115】

 日本国内では年々起業が活発になってきており、より費用をかけずにリスクを押さえた起業を行いたいと考える方も多くいることでしょう。そしてオフィスにかかるコストを大きく抑える方法として、近年ではバーチャルオフィスの利用が注目されています。

  しかしバーチャルオフィスを利用するにあたって、「郵便物の扱いはどうなる?」と気になる方は多くいるはずです。ここでは、バーチャルオフィスの特徴や私書箱サービスとの違い、郵便物の転送費用や、受取不可の郵便物等に関して解説します。

バーチャルオフィスと私書箱サービスの違い

バーチャルオフィスと私書箱サービスの違い

バーチャルオフィスとは?

バーチャルオフィスとは、実際に事務所(オフィス)を借りず、起業に必要なオフィスの住所をレンタルすることができるサービスです。都心部の住所を利用した法人所在地の登記、郵便物・宅配便宅急便の受取、商談スペースの利用も可能で、格安料金で事務所を借りているのと同じ状況を作ることができます。都心部の住所を名刺やホームページ、パンフレットなどに表記できるため、信用力・ブランド力も向上します。

 

◆郵便転送◆

あなたの代わりに郵便を受け取り、事前登録している住所へ週に数回程度、転送いたします。

◆専用電話市外局番「03」「06」など◆

あなたの専用電話番号を新規で取得することができて、電話転送や発信が可能です。

上記に関して少しでもおかしい・怪しいと感じた時は見送りをおすすめします。


私書箱サービスとの違い

私書箱サービスとは、郵便物や宅配便の保管・転送を行うサービスです。私書箱サービスは郵便局が行っているものの他に、民間業者が行うサービスもあります。バーチャルオフィスが法人登記に必要な住所・電話番号も借りられるサービスである一方、私書箱はあくまでも郵便物や宅配物の受け取り・転送を依頼するだけのサービスです。

【京都バーチャルオフィスの場合】

弊社京都バーチャルオフィスのサービスにも私書箱サービスは含まれており、事前登録している希望転送先の住所へ週に数回程度、郵便物の転送を行います。また、私書箱機能に加えて、電話転送サービスなどもご利用いただけます。商用以外での個人的な利用をご希望の方へは私書箱のみのプランもご用意しております


バーチャルオフィスの郵便物転送費用は基本料金に含まれる?

バーチャルオフィスの郵便物転送費用は基本料金に含まれる?

ここでは、バーチャルオフィスの郵便物転送費用が基本料金に含まれるか否かを、一般的なケースと京都バーチャルオフィスのケースに整理して解説します。


運営会社によって費用が別途かかる場合もある

転送費用については、転送費用がバーチャルオフィス「基本料金に含まれているもの」や、「1通ごとに転送の費用が決められているもの」「一か月〇通までなど決められているもの」などさまざまです.また書留郵便や配達証明郵便にも対応しています。急ぎでない郵便物をまとめて転送してもらう場合、有料でレターパックなどで転送してもらうことが可能です。さらに、宅配便などの荷物の場合は着払いの宅配便にて転送してくれます。


京都バーチャルオフィス:郵便物の転送費用が含まれるプランあり

京都バーチャルオフィスでは、スタンダードプラン以上のプランには「ご希望の住所へ書類に限り無制限かつ無料転送するサービス」が含まれています。

また書類以外の物品が郵送されてきた場合は、以下2パターンから対応を選択いただきます。

・弊社にお越しのうえでお受け取りいただく

・着払いにて転送する

  (1回500円の手数料をいただきます)

商品・物品・宅急便などは着払いでの転送になります。

 

◆なぜ書類は無制限で無料で転送してもらえるのか?

バーチャルオフィスにはたくさんの会員様が登録されています。書類転送を有料にした場合、この会員様それぞれ全員へ、毎月の書類転送数を全員分カウントして、全員へ請求書を発行する必要があります。このような手間を省くことが、結果として有料での書類転送より運営コストを抑えられるのです。運営コストを抑えることにより、会員様からいただく月額料金を安くすることにも繋がっているのです。


バーチャルオフィスの郵便物は受取・転送方法が選べる

バーチャルオフィスの郵便物は受取・転送方法が選べる

ここでは、郵便物の受取・転送方法について一般的なバーチャルオフィスのケースと京都バーチャルオフィスのケースに分けて解説します。


一般的なバーチャルオフィスの場合

郵便物や宅配物の到着を毎回報告してくれる

通常、バーチャルオフィスの住所に届いた郵便物や宅配便の荷物は、指定の住所に転送してくれます。多くの場合は郵便物等が届くたびにメールで、誰からどのような郵便物あるいは宅配便が届いたか、報告があります。契約者はその一つ一つに「早急に転送してもらう」「こちらから引き取りに行く」「破棄してもらう」など、こちらの要望を記入して返信すれば、バーチャルオフィス側がそのように処理してくれます。もちろんこういった報告に対してその都度返信する必要があります。急ぎでない郵便物はまとめて週に1度転送してくれるように決められていることが多いです。

京都バーチャルオフィスの場合

京都バーチャルオフィス:翌日中には転送いたします

書類に関しては事前に希望がない場合は、メールでの報告はいたしません。ひとつひとつ毎回お客様が転送方法の指示をする手間を省くためです。遅くとも翌日中にはご指定の住所へ転送いたします。書類以外の物品・書留など重要と思われる書類に関しては、メールにてご連絡を差し上げます。メールには届いた荷物の画像を添付いたします。

希望者のみ→全ての郵便物の到着を報告し、お客様からの返信内容に従って対応いたします。


バーチャルオフィスで郵便物が受取不可の場合とは

バーチャルオフィスで郵便物が受取不可の場合とは

ここでは、郵便物が受け取り不可になるケースを通常のバーチャルオフィスと京都バーチャルオフィスとに分けて解説します。


運営会社によっては現金書留や本人限定郵便は受取不可

運営会社によっては、以下の郵便は受け取り不可である可能性が高いでしょう。

・現金書留

・代金引換・着払いの郵便物

・裁判所等からの法的・公的効力のある文書

・生もの・生き物

 

現金書留は郵便局では転送不要の扱いになっているため自動転送されず、多くのバーチャルオフィスでは受取不可になっています。また、本人確認が必要なものや裁判所からの特別郵便なども受け取れないことが多いでしょう。特殊な郵便・宅配便を受け取ることがある方は注意が必要です。

京都バーチャルオフィス:現金書留でも受取可能

京都バーチャルオフィスでは、現金書留等でも「受取らないでほしい」など特段のご希望がなければ、お客様に代わってお受け取りいたします。現金書留や法的・公的拘束力のある郵便物が届くことがわかっている場合は、事前にご連絡いただくことをお願いしております。また冷蔵や冷凍タイプの宅配便、大きな荷物なども受取は可能ですが、これらの場合、保管期間は2日間とさせていただいております。家庭用の一般的な冷蔵庫に入らないサイズの冷蔵・冷凍の荷物は受け取ることができません。またこれらの郵便物が届いた場合は全てメールにて報告させていただいております。

関連記事:

バーチャルオフィスでは現金書留が届いたらどうしているのか

 

【京都バーチャルオフィスで受取不可のもの】

・サイズ超過の要冷蔵・要冷凍のもの

・着払い商品

・ネットショップで購入した後払い商品

(コンビニでの後払い商品も受取不可)

・法律に触れるもの

・生き物


【まとめ】バーチャルオフィスの郵便物転送サービスを有効活用しよう

バーチャルオフィスとは実際に(オフィス)を借りることなく、起業に必要なオフィスの住所や電話番号をレンタルできるサービスです。バーチャルオフィスの運営会社によっては郵便物の転送費用が別途かかることもあるため注意しましょう。また、現金書留や本人確認が必要な郵便物、生ものなどは受取不可のケースもあるため、やはり注意が必要です。京都バーチャルオフィスでは郵便物の転送費用はスタンダードプランの料金に含まれており、現金書留などの郵便物もお受け取りしているため、ご安心ください。


バーチャルオフィスなら京都バーチャルオフィス

京都バーチャルオフィス

全国には数多くのバーチャルオフィスがありますが、京都でお探しなら京都バーチャルオフィスへお任せ下さい。弊社ならではの強みや、実際に利用されているお客様の声をご紹介します。


選ばれる理由
京都バーチャルオフィス他社との違い

京都バーチャルオフィスの特徴

京都バーチャルオフィスの強みは以下のとおりです。

 

サービス内容に応じて選べる4つのプラン

・京都御所から徒歩1分の好立地

・月額2,000円〜!エリア最安値に挑戦中

・電話番号取得・転送サービス付きでも月額6,500円〜

・商談スペースもあり

 

特に月額料金の安さには自信があります。もし低コストで開業したい、初期費用を抑えたいとお悩みなら、ぜひ弊社にご相談下さい。


【他社よりも格安でサービスを提供できる理由】

バーチャルオフィスの多くはレンタルオフィスも併設しています。レンタルオフィスとは、デスクや会議室も提供するサービスです。この場合には広い敷地・面積を有する物件が必要になります。また受付や清掃のスタッフも雇用する必要もありますね。しかし当社はデスク・会議室のサービスを排除し、私書箱機能・住所貸し・電話 転送・Fax利用に限定し、発生する経費を削減し、業界最安値を実現いたしました。もちろん来客時の商談スペースは設けておりますのでご安心ください


京都バーチャルオフィスを利用したお客様の声

実際に京都バーチャルオフィスをご利用いただいているお客様の声をご紹介します。以下のお客様は大阪からご利用頂いています。

 【ご利用プラン】ビジネスプラン

サービスを提供する会社が所有する不動産で運営していて、借りた住所で法人登記ができるという利点があります。しかも入会金が5,000円でエコノミープラン(郵便転送なし)なら月々2,000円からで、とても安いという点が魅力です。住所も京都なので私がやりたい旅や地域の記事を書く仕事にピッタリで、大変気に入りました。”(A.Y様 女性)


京都バーチャルオフィスのプラン内容

京都バーチャルオフィスでは、以下4つのプランをご用意しています。それぞれの料金とサービス内容は次のとおりです。

プラン名 料金/月額 主なサービス
エコノミー 2,000円

・名刺やHPに住所記載

・住所の法人登記

・郵便受け取りと転送なし

・ポストへ社名表示なし

スタンダード 3,500円

・名刺やHPに住所記載

・住所の法人登記

・郵便物の転送

ビジネス 6,500円

・名刺やHPに住所記載

・住所の法人登記

・郵便物の転送

・電話番号取得・転送

・スマホから市外局番通知可能

プラチナ 11,000円

・名刺やHPに住所記載

・住所の法人登記

・郵便物の転送

・電話番号取得・転送

・スマホから市外局番通知可能

・FAX利用・転送

・商談スペース

  (月10時間まで無料)

・フリーダイヤル利用

このように、プランごとに料金やサービス内容が異なりますので、ご希望に合ったプランをお選び頂けます。どのプランが適切か悩んだ際は一度ご相談下さい。京都バーチャルオフィスでは、適切なプランをご提案し、皆様のビジネスをサポートいたします。


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京都バーチャルオフィスが選ばれる理由

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