実は別物！バーチャルオフィスやレンタルオフィスの違いまとめ

近年は働き方のスタイルが多様化していますが、オフィスの形態も変化しつつあります。起業時に従来のレンタルオフィスを借りるだけではなく、シェアオフィスやバーチャルオフィスを利用するケースも見られるからです。しかし、色々なオフィスの形態があるとはいえ、違いを把握している方は多くないでしょう。それでは、オフィスの種類が変わると何が変わるのでしょうか？この記事では、それぞれの比較、各オフィスの違いやメリット・デメリットのほか、選び方についてご説明します。

働く場所について。少し前までは会社を立ち上げるといえば、オフィスを賃貸するのが普通でした。事務所を借りると働きやすい反面、とにかく費用がかかってしまいます。しかし近年はオフィス形態が多様化しており、違いが分かりにくいと感じる方も少なくありません。お客様からよくいただく質問に「バーチャルオフィスとレンタルオフィスは何が違うの？」このような質問が多いです。バーチャルオフィスを含めた、オフィス形態やワーキングスペースの違いをご紹介します。結論だけ言うとワークスペースがあるか？ないか？になります。そして共通点はレンタルした住所で法人登記ができる。固定電話番号が付与されることです。

個人事業主での起業や副業で、自宅をオフィスにする方も多くいます。自宅での作業が向いている人は以下に当てはまる方です。

・テレワークがメイン

・家賃などの固定費を最小限に抑えたい

・オフィスを借りるほど事業規模が大きくない

特にテレワークが主な作業のケースや、固定費を抑えたい方には自宅が適しています。ただし、後述のバーチャルオフィスも固定費は抑えられますので、法人化する際は検討してみましょう。金融機関や取引先からの信用は決してよいといえません。会社と個人の財布が一緒であると判断されやすいため、信用を重視するのであればオフィスを借りる必要があります。

自宅で仕事をするメリットとデメリット

【メリット】

初期費用、交通費がかからない。自宅をオフィスにすれば新たに物件を借りずに済むため、初期費用がかかりません。交通費も不要です。もちろん月額で支払うべき家賃も不要と考えていいでしょう。すでに住居として利用しているので、起業のために新たに家賃が増えることはありません。

【デメリット】

1. 来客対応が困難。自宅に取引先や顧客を呼ぶ場合、応接室のようなスペースがなければ対応は難しいでしょう。家族がいれば、来客対応時の配慮も必要になります。

2. 自宅住所が特定される可能性がある。会社の住所を伝える機会は少なくありません。自宅をオフィスにすると、名刺やHPに自宅住所を載せることになります。会社と自宅の住所が同じと分かり、自宅を特定される可能性があります。

レンタルオフィスは机や電話、インターネット環境などオフィスに必要な設備が一通り揃っています。大きな特徴は個室・占有スペースがあることです。オフィス家具を買うことなく、入居後は個室ですぐに業務ができます。もし次に当てはまるようであれば、レンタルオフィスを検討してみましょう。

・コストが増えても自分のオフィスを持ちたい

・少人数で起業を考えている

・商談スペースや会議室が必要

自分だけのオフィスが欲しい場合はもちろん、少人数で起業する際にもレンタルオフィスが適しています。商談スペース・会議室も設置できるため、取引先や顧客とも商談しやすくなります。自宅を事務所にする時と比べ、金融機関や取引先の信用も高まります。法人口座の審査も通りやすくなるため、事業の準備もスムーズに進むでしょう。

◆1◆

オフィスの住所で法人登記が可能

レンタルオフィスも、バーチャルオフィスのように住所を法人登記に利用できます。

◆2◆ 

立地条件の良い物件が多い

立地条件が良く、アクセスしやすい物件が多いレンタルオフィスがほとんどです。

◆3◆

来客対応が容易　　　

大半のレンタルオフィスは会議室を完備しています。女性の受付スタッフが来客時の対応をする場合もあり、来客対応が容易です。

◆4◆

占有スペース、個室、専用のディスクやビジネスフォンがある。会員それぞれのためにワークスペースが確保されています。これが次に紹介するシェアオフィスとの違いになります。つまりスペースをレンタルしているようなイメージですね。シェアオフィスのように、行ってみたら満員で席がない・・・なんて心配がいらないのです

◆5◆

専門的に訓練された上質な秘書代行サービスが受けられる。レンタルオフィスでは固定電話番号が付与されるプランもあります。その固定電話番号サービスと付随してよくあるのが電話秘書代行。あなたが電話に出られない場合、あなたの会社の秘書として、しっかりとしたビジネスマナーでクライアントへ応対してくれます。

◆1◆

運営会社と物件オーナーの賃貸借契約解消などの都合により、引っ越ししなけらばならない可能性がある。そうなると登記変更などの手間がかかる可能性がある。もしレンタルオフィスの運営者の都合で物件の契約を解消すれば、登記や名刺などに記載した住所の変更を余儀なくされます。

◆2◆

備品取り替えが不可能。用意されている家具やコピー機などを使うため、備品の取り替えはできません。

◆3◆

家賃（月額利用料）がそこそこ高い。最低でも3万円程度。六本木ヒルズなどの一等地の場合は10万円以上の物件もあり。小さい規模で郊外なら普通にオフィスが借りられる金額ですね

◆4◆

通勤する必要がある。交通費や移動時間、ストレスなどがかかるので通勤に関しては普通の事務所賃貸と変わらない

レンタルオフィスは主に下記のサービスを備えており、希望に合わせて追加できます。

◆個室が使える

◆受付・秘書代行

◆郵便物や宅配便の受取

◆会議室・応接スペースの提供

◆専用電話番号の提供

◆電話の取次や転送

◆コピー・シュレッダーサービス

◆フリードリンク

ほかにも業者によって独自のオプションを提供しています。一度確認しておくとよいでしょう。ただし、オプションが別料金のパターンも珍しくありません。色々付加するとコストがかさみますので、事前の料金見積もりはもちろん、契約後も不要なオプションは解約するなど、定期的な見直しを行いましょう。

レンタルオフィスは無数にあるため、安易に選んではいけません。決める前に、以下の点を確認しておきましょう。

◆オフィスの立地とアクセス方法

◆周辺環境

◆法人登記の可不可

◆駐車場の有無と収容可能台数

◆館内・フロアのセキュリティ

◆間取りと空調の位置

◆地代家賃

必ず見ておきたいのが法人登記の可否です。極稀にではあるものの、業者側が登記を認めていない場合もあります。次に地代家賃ですが、単独でオフィスを借りるときとあまり変わらないくらい高額なケースもあります。他にもオフィスの立地やセキュリティ面など、確認するべき項目は複数あります。これらを全て見極め、契約の是非を判断しましょう。

シェアオフィスも机やインターネット環境などが完備されています。レンタルオフィスとの大きな違いは専用スペースでなく共有スペースで業務を行います。フリーランスといった個人での利用者が多い点が特徴です。シェアオフィスは、以下に当てはまる方に最適な選択肢といえます。

◆物理的なオフィスが必須だがコストは抑えたい

◆色々な業種の人脈を広げたい

◆自宅より集中できる仕事環境が欲しい

◆交流イベントがあることが多い

特にコストを最小限に抑えたい方や、人脈づくりをしたい方におすすめです。設備は一般的なオフィスと同等のため、仕事に集中したい方にも適しているでしょう。金融機関や取引先からの信用性はレンタルオフィスと変わりません。近年はシェアオフィスを選ぶ企業も多いため、事業の実態が重視されます。

◆1◆

利用者間の交流が活発。イベントやセミナーを開催し、利用者間の交流が活発なシェアオフィスもあります。レンタルオフィスでも交流会・セミナーはみかけます。同じような規模や成長過程にいる事業主との人脈を作りやすいのが特徴です。

◆2◆

初期費用、月額費用などが割安。占有スペース・個室がないため、自分で物件を借りるよりも初期費用が安く、月額費用も数万円と割安です。8,000円～12000円程度が相場でしょうか？

◆3◆

内装がオシャレな場合が多い。

◆1◆

個室ではないことが大きな特徴であるため、重要な情報やセキュリティ面に不安あり。レンタルオフィスとは異なり、個室ではありません。仕切りもパーテーションなどの簡易的なものであることが多く、重要な情報の管理やセキュリティ面で不安が残ります。重要な商談などする場合に、会話が周囲に漏れる可能性あり。対策として個室の会議室を予約できるシェアオフィスもございます。

◆2◆

プリンタなどの共有機器を他の人が使う場合、必要時に使用できない。プリンタなどの設備は共有して使うため、必要な時にすぐ使用できないことも考えられます。

◆3◆

通勤する必要がある。交通費や移動時間、ストレスなどがかかるので通勤に関しては普通の事務所賃貸と変わらない

シェアオフィスは、さまざまなサービス・オプションが提供されています。業者により変わりますが、例えば以下のようなものを追加可能です。

◆会議室・応接スペースの提供

◆受付での来客対応

◆秘書代行

◆専用電話番号の提供

◆電話取次・転送

◆郵便物の受取

◆ロッカー・宅配ボックスサービス

◆コピーサービス

◆無料Wi-Fi

なお、これらは別途有料で追加する場合もあれば、一部サービスがプラン料金に含まれている場合もあります。業者によって異なるため、しっかり確認しておきましょう。

シェアオフィスを選ぶ際は、下記の点をチェックする必要があります。

◆初期費用と月額料金

◆オフィスの立地とアクセス方法

◆周辺環境

◆法人登記の可不可

◆騒音・雑音の大きさ

◆駐車場の有無と収容可能台数

◆館内・フロアのセキュリティ

基本的なポイントはレンタルオフィスと変わりません。しかし、費用面と入居するフロアの騒音については確認が不可欠です。シェアオフィスは費用が手頃とはいえ、後述のバーチャルオフィスよりは高額です。騒音は仕事環境に関わるため、特に集中できる環境が欲しい方は入念にチェックしましょう。

【レンタルオフィス/シェアオフィス共通のメリット】

当然なのですが、通常にオフィスを賃貸するより、とにかく安い。やはりこれが最大のメリットです。都内の一等地なら家賃10万円以上するレンタルオフィスもございますが、一等地でオフィスが所有できると考えると格安です。固定費だけでなく初期費用も格段に抑えることができます。スタートアップ時には本当に便利です

【レンタルオフィス/シェアオフィス共通のデメリット】

これは個人的に利用していて感じたことです。レンタルオフィスもシェアオフィスもとてもオシャレでかっこい内装なのですが・・・私（京都バーチャルオフィス代表松村裕樹）が困ったことは定休日があることです。家賃（月額利用料）を支払っているのに、オフィスを利用したいときに全て利用できるわけではないのです。自分自身でオフィスを賃貸していたら発生しない問題ですね

バーチャルオフィスとは利用者が物件（スペース）を借りることなく、運営会社の住所や電話番号などをレンタルするオフィス形態のことです。レンタルオフィスやシェアオフィスとの違いはワークスペースが存在しないことです。バーチャルオフィスが適しているのは、以下のいずれかに該当する方です。

◆オフィスは不要だが自宅住所を登記に使いたくない

◆最小限のコストで開業したい

◆一等地の住所で法人登記したい

特にコストを最小限に抑えたい場合や、一等地の住所を使いたい方に向いています。バーチャルオフィスの住所は登記可能な業者が多いため、自宅をオフィス代わりにしたい方にも向いているでしょう。一方で金融機関から信用されにくく、法人口座の開設に難色を示す銀行も少くありません。担当者に事情を丁寧に説明し、事業実態を明示するなど、信用を得るための対策が求められます。

◆1◆

レンタルオフィスやシェアオフィスも安いですが、バーチャルオフィスはもっと安く利用できます。弊社京都バーチャルオフィス最安値のエコノーミープランは月額2,000円からです

◆2◆

自宅住所での登記を回避できる。もし自宅を仕事場にしていても、バーチャルオフィスから提供された住所を登記に記載すれば、自宅住所を知られるリスクを回避できます。

◆3◆

必要な時に会議室などを確保できる。取引先と顔を合わせる必要があれば、バーチャルオフィスに併設された会議室を利用できます。

◆4◆

オフィスまでの通勤時間を短縮可能。自宅や好きな場所で業務を行うため、オフィスへ通わずに済みます。通勤時間を短縮すれば、業務にもっと長い時間を費やすことができます。

◆1◆

オフィスでの柔軟な来客対応ができない。バーチャルオフィスには机やイスが用意されているわけではなく、実際のオフィスは自宅など別の場所です。住所や電話番号のレンタルが主な機能であるため、来客対応には向いていません。スタッフは常駐していますので、来客対応が全くできないわけではございません

◆2◆

荷物の受け取りが不便。バーチャルオフィス宛に届いた荷物は、自宅などの指定の住所へ転送されます。荷物をすぐに受け取りたい方にとっては不便と言えるでしょう。どうしても早く受け取りたい場合は、速達で郵送してもらうか、直接来店して引取る必要があります。

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バーチャルオフィスが向いている人は？デメリットを中心に解説

バーチャルオフィスでは、次のようなサービスが用意されています。

◆法人登記可能

◆会議室・応接スペースの提供

◆郵便物の受取・転送

◆専用電話番号の提供

◆電話の取次・転送

◆来客対応

◆法人登記代行

◆記帳代行

◆書類（定款や株主名簿）保管

レンタル・シェアオフィスと同様のサービスもありますが、全体的に独自性の高さが伺えます。特に法人登記や記帳代行サービスは労力の削減につながるでしょう。法人登記については、有料で提供している業者も中にはあります。大半のはプランに含まれますが、念のため確認をおすすめします。

バーチャルオフィスを選ぶ時は、以下の点をチェックしましょう。

◆初期費用と月額料金

◆最低契約期間

◆住所の安全性

◆業者の信頼性

◆オフィスの立地

上記の中で、最重要ともいえるのが住所の安全性です。バーチャルオフィスは、極稀に犯罪利用されるケースがあるため、住所次第で会社の信用が著しく低下する可能性があります。業者の信頼性も調べておきましょう。審査がおろそかだったり、内観・面談を実施していなかったりする場合は注意が必要です。

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バーチャルオフィスはどうやって選べば良いの？

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大きな違いは作業ができる空間・場所が実在するか？どうか？

　自宅以外でのオフィス形態は全て共通するメリットが都心一等地の住所を登記できることです。さらにレンタルオフィスやシェアオフィスは物理的な実在する空間をオフィスとして利用できます。しかしその反面、月額賃料はなかなかの高額。

　個人的には毎日通勤できる自信のある方が利用するには向いていると考えています。初めの1週間ほどは通勤できても、そのあとも変わらず毎日通うことになります。通わない場合は月額料金が無駄になってしまいます。事業内容やどのような規模・やり方でビジネスをするのか？

　自分自身が考えているビジネスの内容ややり方をよく考えて、それぞれに適応した働き方・オフィスを選択してみてはいかがでしょうか？個人的には最初は自宅からスタートして、少しずつステップアップしていくことが無難かと考えております。

　バーチャルオフィスを利用するかご検討中の皆様、参考になりましたでしょうか。少しでもお役に立てたら幸いです。バーチャルオフィスのご利用をお考えの皆様、ご不明点やご心配な点などあれば、どうぞお気軽にご相談ください。

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バーチャルオフィスの多くは物件を賃貸して運営していることが多く、物件の所有者とのトラブルが発生する可能性があります。また、もし運営会社が撤退すれば、利用者は住所を変更しなければなりません。京都バーチャルオフィスは自社物件のため、提供するのは弊社の住所です。トラブルを回避し、安心して利用できます。

バーチャルオフィスでレンタルできる電話番号の中には、以前に誰かが使った既存の番号である場合もあります。退会者の電話番号を使い回しているケースです。

京都バーチャルオフィスは新規に取得した電話番号を提供しています。使い回しの心配がないため、安心して事業を続けられます。

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