【徹底解説】バーチャルオフィスの契約の流れと必要なものは?

【徹底解説】バーチャルオフィスの契約の流れと必要なものは?
バーチャルオフィスとは?【114】

 バーチャルオフィスは月額数千円で利用できることが大きな魅力です。しかし、契約までの流れや準備するべき書類が分からない方も多いのではないでしょうか?本記事は現在バーチャルオフィスを検討中の方を向けて、契約のフローや審査の注意点、用意するべき書類について解説します。

バーチャルオフィスの一般的な契約の流れ

バーチャルオフィスの一般的な契約の流れ

バーチャルオフィスの使用開始までは、大きく4ステップに分けられます。それぞれのステップについて、以下で詳しく説明します。


【1】バーチャルオフィスの内覧予約を行う

まずは内覧予約を行いましょう。バーチャルオフィスを契約する前には実際に足を運び、オフィスの外観や実際のフロアを確認する必要があります。内観の流れは業者によりますが、主に受付や入居するフロア、会議室やラウンジなどを見て回ります。気になる点があった時はその場で即座に聞きましょう。内観は契約の判断をする重要なステップですので、見て回りながら次の点を確認しましょう。

 

・ビルの外観とオフィス全体の雰囲気

・会議室・商談スペースの広さ・清潔感

・写真と実際のオフィスに違いはないか

・担当者の説明に曖昧な点はないか

 

上記に関して少しでもおかしい・怪しいと感じた時は見送りをおすすめします。


【2】書類を提出する

内観して問題がなければ契約へと移ります。事前に用意しておいた書類を提出しましょう(必要書類については後述)。

バーチャルオフィスは犯罪収益移転防止法の対象で、本人確認や入居の審査などが厳格になっています。過去に悪用された経緯から必要書類も多いため、早めに準備を進めましょう。なお、書類は最短1日で集められますが、複数の公共機関へ出向くことになるため、数日かけて集めるとよいでしょう。


弊社京都バーチャルオフィスの利用申込書と利用規約です。

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【3】入居審査

書類を提出した後は、犯罪目的で利用されることを防止するため所定の入居審査が実施されます。バーチャルオフィスの審査では、主に以下の点についてチェックが行われます。

 

・申込者の信用性の確認

・企業実態の確認

・業種のチェック

・事業内容や妥当性

 

業者によって審査項目が変わったり、追加書類の提出(会社案内パンフレットなど)を求められることがあります。もし追加書類を求められた時は応じましょう。審査結果は最短で即日判明しますが、通常は2~3営業日ほどかかるため、事前に聞いておくことをおすすめします。

 

【審査に落ちる可能性もある】

バーチャルオフィスの審査に落ちるケースは少なく、ほとんどの方は問題なく契約締結できます。しかし、審査に落ちる可能性もゼロではありません。特に次のようなケースは入居を断られやすいでしょう。

 

・事業計画書の内容や説明があいまい

・事業そのものに問題がある

・バーチャルオフィスで開業できない業種に該当した

 

これらに当てはまらないよう、慎重に準備を進めていきましょう。

 

【審査において最も重要なポイントは?】

「事業内容が客観的に確認できること」これに尽きます。最もシンプルに事業内容を確認してもらう方法としてはホームページやECサイトが存在していることです。しかしながら事業開始前でホームページが開設できていないこともありうるでしょう。こんなときはホームページが完成してからバーチャルオフィスへ申し込むことが確実です。もしあなたが急いでいてホームページが開設前にバーチャルオフィスと契約したいときは、それに替わる資料を提出しましょう

 

◆下記が一例になります◆

客観的に誰でも事業内容がわかる資料をご用意ください

主要取引先との契約書のコピーやフランチャイズ契約書のコピー、

各行政機関発行の許認可証、会社案内、製品、パンフレット

お取引先さま向けご提案書、見積書、注文書、仕様書等


【4】契約締結と入金

無事審査に合格したら契約書を交わし、指定期日までに料金を入金しましょう。入金を済ませれば、いよいよバーチャルオフィスを利用できます。ただし、契約書には解約条件など大切な事柄が書かれています。隅々まで読み、不明点やおかしいと感じた点があった際は担当者へ確認を取りましょう。

 

関連記事:バーチャルオフィス利用までの流れや手続き


バーチャルオフィスの契約時に必要な本人確認書類は何?

バーチャルオフィスの契約時に必要な本人確認書類は何?

以上がバーチャルオフィス利用開始までの一般的な流れですが、契約にあたっては数種類の本人確認書類を提出を行う必要があります。しかし、個人で契約する場合と法人として契約する場合で提出書類が異なる点に注意しましょう。


個人事業主として契約する場合

まず個人で利用するケースですが、以下4つの書類を揃える必要があります。

書類の種類 入手・取得方法

印鑑登録証明書

市区町村役所の窓口で発行

 (※要登録印)

住民票

市区町村役所の窓口で発行

事業計画書

 又は

パンフレット

自分で作成する

代表者の顔写真付き

身分証明書のコピー

免許証・保険証などを

自宅のプリンタやコンビニでコピーする


法人として契約する場合

一方、法人の場合は主に下記4つが必要になります。入手場所の違いに気を付けましょう。

書類の種類 入手・取得方法

登記簿謄本

(履歴事項全部証明書)

・法務局の窓口で申請

・交付申請書を郵送して取得

・オンラインから申請

会社定款又は会社案内

・会社定款:公証役場で謄本の取得、

 又は自社で保管したものをコピーする

・会社案内:自社で作成する

印鑑登録証明書

・法務局の窓口で取得

・郵送で請求

・オンライン申請

(※事前に電子証明書の取得が必須)

代表者の顔写真付き

身分証明書のコピー

免許証・保険証などを

自宅のプリンタやコンビニでコピーする


個人事業主と法人では、一部必要なものが異なります。法人は登記簿謄本と、会社定款や案内のパンフレットが求められますので、間違えないように注意しましょう。取得方法によっては時間がかかるため、スケジュールに余裕を持った行動をおすすめします。


バーチャルオフィスの契約形態は「期間貸し」か「時間貸し」

バーチャルオフィスの契約形態は「期間貸し」か「時間貸し」

バーチャルオフィスの契約形態は、期間貸しと時間貸しの2種類に分けられます。では、どのような違いがあるのでしょうか?以下では、各契約形態の特徴やメリット・デメリットについて説明します。


期間貸しとは?

期間貸しは月または年単位で契約する形態をいいます。期間は業者によって異なりますが、始めに1ヶ月や3ヶ月、1年などの単位で契約し、その後は自動更新となることが一般的です。期間貸しはバーチャルオフィスでポピュラーな契約形態で、ほぼ全ての業者が採用しています。「バーチャルオフィス=期間貸し」と考えても差し支えありません。

 

◆期間貸しのメリット・デメリット◆<

期間貸しの主なメリットとデメリットは次のとおりです。

【メリット】

同期間使う場合、時間貸しよりコストを抑えられる

長期利用が前提のため法人登記に向いている

その都度契約や使用申込みをしなくてよい

【デメリット】

業者によっては最低期間がある

 

長期利用におけるメリットが多い反面、最低期間を設けている場合もあります。気になる方は業者へ問い合わせてみましょう。


時間貸しとは?

時間貸しは、文字通り時間制でバーチャルオフィスを貸し出している契約形態です。1時間単位で借りられるサービスが多いです。気軽に使用できることが特徴で、短時間だけ使いたい・数日だけオフィスを確保したい方に適しているでしょう。この形態に関してはどちらかと言うとバーチャルオフィスではなくコワーキングスペースなどによくみられる「ドロップイン」と呼ばれる利用方法です。

 

◆時間貸しのメリット・デメリット◆

時間貸しには以下のメリットやデメリットがあります。

【メリット】

コストを抑えられる

必要な時のみ利用できる

【デメリット】

対応業者が非常に少ない

 

コスト抑制効果が大きい反面、バーチャルオフィスで時間貸しに対応している業者はほとんどありません。もし1時間だけ使いたいような状況であれば、シェアオフィスやコワーキングスペースも検討してみましょう。


まとめ

バーチャルオフィスの契約の流れは決して難しくありません。内観を行って書類を提出し、所定の審査を受けるのみで終わります。ただし、審査で落ちるケースも極稀にありますので、準備を万全に行った上で内観を予約しましょう。また、個人・法人では契約に必要な書類も異なります。特に法人は取得に時間がかかる書類もあるため、スケジュールを立てて行動することがよいでしょう。



バーチャルオフィスなら京都バーチャルオフィス

京都バーチャルオフィス

全国には数多くのバーチャルオフィスがありますが、京都でお探しなら京都バーチャルオフィスへお任せ下さい。弊社ならではの強みや、実際に利用されているお客様の声をご紹介します。


選ばれる理由
京都バーチャルオフィス他社との違い

京都バーチャルオフィスの特徴

京都バーチャルオフィスの強みは以下のとおりです。

 

サービス内容に応じて選べる4つのプラン

・京都御所から徒歩1分の好立地

・月額2,000円〜!エリア最安値に挑戦中

・電話番号取得・転送サービス付きでも月額6,500円〜

・商談スペースもあり

 

特に月額料金の安さには自信があります。もし低コストで開業したい、初期費用を抑えたいとお悩みなら、ぜひ弊社にご相談下さい。


【他社よりも格安でサービスを提供できる理由】

バーチャルオフィスの多くはレンタルオフィスも併設しています。レンタルオフィスとは、デスクや会議室も提供するサービスです。この場合には広い敷地・面積を有する物件が必要になります。また受付や清掃のスタッフも雇用する必要もありますね。しかし当社はデスク・会議室のサービスを排除し、私書箱機能・住所貸し・電話 転送・Fax利用に限定し、発生する経費を削減し、業界最安値を実現いたしました。もちろん来客時の商談スペースは設けておりますのでご安心ください


京都バーチャルオフィスを利用したお客様の声

実際に京都バーチャルオフィスをご利用いただいているお客様の声をご紹介します。以下のお客様は大阪からご利用頂いています。

 【ご利用プラン】スタンダードプラン

寝屋川に住んでいて、事務所も借りていないのに京都市内の最高の立地で、起業をスタートできたことは本当によかったです。現在は、私一人なら充分に食べていけるようになり、当時の独立前にいたブラック企業の同僚からもうらやましがられ、起業を薦めているくらいです。”(T.M様 男性)


京都バーチャルオフィスのプラン内容

京都バーチャルオフィスでは、以下4つのプランをご用意しています。それぞれの料金とサービス内容は次のとおりです。

プラン名 料金/月額 主なサービス
エコノミー 2,000円

・名刺やHPに住所記載

・住所の法人登記

・郵便受け取りと転送なし

・ポストへ社名表示なし

スタンダード 3,500円

・名刺やHPに住所記載

・住所の法人登記

・郵便物の転送

ビジネス 6,500円

・名刺やHPに住所記載

・住所の法人登記

・郵便物の転送

・電話番号取得・転送

・スマホから市外局番通知可能

プラチナ 11,000円

・名刺やHPに住所記載

・住所の法人登記

・郵便物の転送

・電話番号取得・転送

・スマホから市外局番通知可能

・FAX利用・転送

・商談スペース

  (月10時間まで無料)

・フリーダイヤル利用

このように、プランごとに料金やサービス内容が異なりますので、ご希望に合ったプランをお選び頂けます。どのプランが適切か悩んだ際は一度ご相談下さい。京都バーチャルオフィスでは、適切なプランをご提案し、皆様のビジネスをサポートいたします。


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