バーチャルオフィスで起業するなら知っておきたい！活用時のメリットと注意点

バーチャルオフィスという言葉が広がり、実際に利用するフリーランスも増えていますが、その実態を知らない人も多いでしょう。実は、このバーチャルオフィスをうまく活用すると、起業や事業運営に必要な経費を抑えつつ、事業者に必要な信用が獲得できます。「バーチャルオフィスに興味があるけど、本当に使っても大丈夫なのかな…」と二の足を踏んでいる人のために、本記事では、バーチャルオフィスの概要から利点、注意点まで解説します。

バーチャルオフィスは、直訳すると、「仮想の事務所」。言葉の通り、実在するオフィスではなく、住所や電話番号など事業運営に必要なオフィス機能だけ借りられるサービスです。バーチャルオフィスの説明に入る前に、バーチャルオフィス以外のオフィス形態についておさらいしましょう。

バーチャルオフィス以外に下記4つのオフィス形態があります。

【自宅】

自宅は、主に個人事業主のビジネスに使われるオフィスで、自宅を仕事場と見立てて使います。メリットは、もっぱら費用面。オフィスに移転する必要がないため、初期費用、ランニングコストを抑えられるだけでなく、自宅をオフィスと利用するため、家賃や光熱費の一部を経費として計上が可能です。メリットが多い印象ですが、仕事とプライベートのけじめが付きにくいほか、自宅住所を公表してしまうデメリットがあります。このことから、子育てに励む女性や現役を引退した人に向いているオフィス形態と言えるでしょう。

【レンタルオフィス】

レンタルオフィスは、業務上必要な机やイス、インターネットが備わった賃貸事務所。利用すると、来客時の対応受付のほか、法人設立や各種会計業務などを代行してくれる運営会社もあります。メリットは、費用と柔軟性。一般的な賃貸事務所と比べ、保証金などがなく初期費用が安いほか、運営会社によっては契約の延長や解約、期間設定に柔軟に対応してくれます。デメリットもあります。オプションサービスが充実しており、料金が高くつく場合があるほか、スペースの仕切り板が薄くプライバシーの問題が発生しがちなことです。 不特定多数が出入りするため、セキュリティ管理にも注意が求められます。これらの特徴から、レンタルオフィスは、個人の属性よりも、士業やWeb関連、コンサル業といった特定の業種に向いていると言えるでしょう。

【シェアオフィス】

シェアオフィスは、異業種間の情報共有や人の繋がりを目的とした会社や個人が、共同で同じスペースに入居する新しい賃貸サービスです。主に、入居する他社から顧客獲得に必要な情報を入手したり、入居者から仕事を受注したりできるメリットがあります。一方、共同オフィスであることから、一般的な事務所と比べてプライバシーの面で大きいのがデメリットです。こうした特徴があるシェアオフィスですが、クライアントを増やしたい起業直後の人や、異業種間でコミュニケーションを取りたい人が向いているとされています。

【コワーキングスペース】

コワーキングスペースは、従来の賃貸事務所と違い、共有のオープンスペースで仕事をするスタイルのオフィススペースです。デスクや椅子、インターネットなど業務に必要な環境が揃っており、低コストで利用できたり、スペースを会議場所として使えたりするメリットがあります。他の共有型の共同オフィスと似ていますが、プライバシーに弱いのが難点。シェアオフィスと異なり、共同ビジネスが創出しにくいのもデメリットです。こうした特徴を持つコワーキングスペースは、様々な職種やスキルがある人と交流を持ちたい人にとりわけ向いています。

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ここから、バーチャルオフィスで利用できる便利なサービスを紹介します。

バーチャルオフィス宛に送付される郵便物を代わりに受け取り、指定した住所などに転送してくれるサービスです。住所貸しに注ぐ基本サービスと位置付けられています。転送サービスは、1通当たりの従量制が一般的。さらに、郵送物の中身をバーチャルオフィス宛に届いているかを通知してくれるサービスがあります。ただし制限を超過した場合、料金が加算されるケースがあるので注意しましょう。

住所貸しと同時に運営会社からサービスで、住所にリンクした固定電話やスマートフォンに、電話やFAXを転送してくれるサービスです。また、専門のオペレーター（電話秘書代行）が対応するサービスもあります。電話番号の貸し出しを含む取次サービスの基本料金に含まれるのが大半です。専用のオペレーターが対応するサービスは、1コール当たりでいくらという形で料金が生じます。

営業職などの事業者は、取引先と打ち合わせをする機会も多いでしょう。その際、運営会社から必要なスペースを借りられるサービスです。バーチャルオフィスのビル内に用意されている会議室を事前予約することで利用が可能。料金は、1回当たりの利用で加算されます。

基本サービスの住所貸しに付随して、法人の登記や登録ができるサービスです。法人登記は、会社に必要な情報を法務局に登録し、公表できるようにすることですが、バーチャルオフィスでも法人登録はできます。登記場所として記載する住所は、実体がないバーチャルオフィスなどでも違反・違法ではありません。

会社設立の際に必要な書類の作成や、記帳などの経理業務を、バーチャルオフィスと提携する司法書士や税理士に委託できるサービスです。会社設立時だけでなく、領収書や通帳コピーなどを基に、会計帳簿や計算書類も作成します。

続けて、バーチャルオフィスを使う利点を紹介します。

バーチャルオフィスは、賃貸オフィスやレンタルオフィスを借りる時に比べ、費用が削減できます。特に、費用削減効果を発揮するのは、起業時とされています。バーチャルオフィスは、申し込んだ即日に利用の開始が可能です。契約時の敷金・礼金がなく、インターネット通信回線の整備費用のほか、OA機器のリース、メンテナンス費用など設備維持費用、オフィス家具にかかる費用などはかかりません。さらに、毎月のオフィスの家賃や、電気代やガス代などの光熱費もなく、通常の賃貸オフィスでは毎月10万円は発生すると見込まれるランニングコストがほぼゼロになります。いかなる業態、業種であっても起業時は多額の費用がかかるというイメージがありますが、費用面の悩みは、バーチャルオフィスの利用によって、一気に解決できます。

バーチャルオフィスは、東京都心部など、都会の一等地に住所を設定し、信用力やブランド力を獲得できるメリットがあります。名刺やホームページに一等地の住所をビジネス拠点として記載できれば、取引先からの信頼を得やすくなったり、新規顧客を獲得できたり、ビジネス拡大のチャンスが広がる可能性があります。安いコストで錯覚資産を獲得したい個人事業主やベンチャー企業に便利なサービスです。

バーチャルの利点と併せ、利用する際の注意点も説明します。

バーチャルオフィスでも銀行口座を開設できますが、2008年に犯罪収益移転防止法が改正されて以降、銀行口座開設時の審査が厳格化されました。審査厳格化には、バーチャルオフィスが資金洗浄（マネーロンダリング）などの犯罪目的に使われたという背景があります。このことから現在では、審査において契約者が本人であるかどうか、事業に実体があるかどうかを運営業者から厳しくチェックされます。ただ、審査が厳しいほど運営業者が信用できる証拠です。銀行口座が開設できれば、その後の融資獲得などにも有利に働くので、しっかり見極めましょう。

事業内容により許認可が必要な業種の場合は、バーチャルオフィスでは開業が制限されている業種もあるため、注意が必要です。具体的には、職業紹介業や人材派遣業、建設業、不動産業などです。いずれの業種も、行政の許可や管轄の警察署への届け出が求められるほか、確保する事務所の専用スペースや面談用スペースを確保しない限り、開業が出来ない要件が定められています。事務所として営業をしているという実態が確認されないと、監督省庁から違反とみなされるケースが多いです。

バーチャルオフィスは、会社や事業者として使う住所が他の利用者と重複してしまうことがあります。住所の重複は、バーチャルオフィスの運営会社が提供できる住所に限りがあるからです。昨今は、バーチャルオフィスの利用者が増えており、住所が重複するケースも増えています。事前に運営会社に確認を取ったり、インターネットで調べたりするなどし、事前に重複を防ぐ対策を取りましょう。

バーチャルオフィスであっても、雇用保険のほか、健康保険と厚生年金保険といった社会保険に加入できます。所定の従業員を雇用していれば、各種法律に基づき、企業に加入義務が課される仕組みになっています。ただ、留意点があり、社会保険や雇用保険に申請する時、資金台帳など必要書類がしっかり確保されている状態か、各種保険の管轄窓口で確認されることがあります。資金台帳など必要書類は保管義務があるためです。書類を提出する窓口は、会社の業種によって違う場合もあるため、専門家に相談を仰ぎましょう。

また、バーチャルオフィスを利用していると、確定申告時の納税地はどうすれば良いのかという疑問が生じます。この問いについても解説しましょう。

個人事業主は、事業の開始時に、開業届出書（個人事業の開廃業等届出書）を税務署に提出しますが、提出時に「納税地」「納税地以外の住所地・事業所」を記載する欄を自宅住所にするか、バーチャルオフィスの住所にするかで決まります。いずれの記入欄もバーチャルオフィスの住所、自宅住所のどちらの記入が可能です。税務署は、法人税や所得税といった国税を管轄しているので、納税地の欄に記載した住所に近い税務署に国税を支払うことになります。住民税などの地方税も同様です。開業届出書に記載した納税地に応じて、税金を納める都道府県・市区町村が決まります。

法人は、税務署や県税事務所、役所に届け出る法人設立届出書の欄にある「その法人の本店または主たる事務所の所在地」（本店所在地）が納税地になります。つまり、法人税や所得税などの国税は、法人設立届出書で本店所在地に設定した住所のエリアを担当する税務署で納税することになるのです。一方、法人住民税などの地方税は、注意が必要です。法人住民税は、バーチャルオフィスの住所を本店所在地、自宅の住所を事務所所在地にそれぞれ設定した場合、2箇所に課税される可能性が生じます。つまり、納税額が増えてしまうかもしれないのです。ただ、バーチャルオフィスは名目上の住所で、基本的に業務は自宅ですると証明ができれば、法人住民税の徴収を1カ所にまとめられる可能性があります。事前に専門の税理士や公的機関に相談し、余分な納税を防ぎましょう。

本記事では、バーチャルオフィスが提供するサービスをはじめ、メリット、見落としがちな注意点について解説してきました。バーチャルオフィスは、コストを抑えてビジネスを円滑にしたいという事業者の味方です。最近は、ネットワーク環境が整っていることから、一念発起し自宅でビジネスを展開するフリーランサーが増えてきており、多額の初期コストをかける必要がないバーチャルオフィスは、今後もニーズが高まるサービスと言えるでしょう。メリットと注意点の両方に留意し、賢く利用すれば、あらゆるビジネスシーンで役立つことは間違いありません。バーチャルオフィスサービスを活用して起業してみませんか。

全国には数多くのバーチャルオフィスがありますが、京都でお探しなら弊社京都バーチャルオフィスへお任せ下さい。弊社ならではの強みや、実際に利用されているお客様の声をご紹介します。

京都バーチャルオフィスの強みは以下のとおりです。

・サービス内容に応じて選べる4つのプラン

・京都御所から徒歩1分の好立地

・月額2,000円〜！エリア最安値に挑戦中

・電話番号取得・転送サービス付きでも月額6,500円〜

・商談スペースもあり

特に月額料金の安さには自信があります。もし低コストで開業したい、初期費用を抑えたいとお悩みなら、ぜひ弊社にご相談下さい。

【京都バーチャルオフィスを利用中のお客様の声】

実際に京都バーチャルオフィスをご利用いただいているお客様の声をご紹介します。以下のお客様は大阪からご利用頂いています。

【ご利用プラン】ビジネスプラン

“ビジネスのアイデアはあったのですが、儲かるまでは事務所はいらなかったので、とりあえずは自宅でスタートしました。自宅やカフェなどでパソコンで仕事してますが、固定電話からの転送で会社っぽくなり助かってます。”(J.I様　男性)

京都バーチャルオフィスでは、以下4つのプランをご用意しています。それぞれの料金とサービス内容は次のとおりです。

このように、プランごとに料金やサービス内容が異なりますので、ご希望に合ったプランをお選び頂けます。どのプランが適切か悩んだ際は一度ご相談下さい。京都バーチャルオフィスでは、適切なプランをご提案し、皆様のビジネスをサポートいたします。

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