バーチャルオフィスを利用する際に注意したい問題点

問題点
バーチャルオフィスとは?【58】

バーチャルオフィスは、自分の事務所の住所や電話番号を安い料金で借りられるので、新規開業を目指す起業家には大変魅力的です。しかしながら、あくまでも名刺やホームページに載せる住所や電話番号を利用できるだけであって、人が出入りできる自分だけの部屋・空間を使えるようになるわけではありません。バーチャルオフィスを利用するにあたっての注意すべき問題点を紹介します

バーチャルオフィスの利用方法

バーチャルオフィスを利用すれば、起業家は高い賃料を払うことなく一等地の住所と固定電話の番号を入手できるので、取り引き相手に対して信頼を得ることができます。また通常は事務所を借りられなければ、自宅を事務所とするしかなく、自宅の住所や電話番号という個人情報を世間に公表するリスクを負わなければならないからです。事務所の住所に郵便物が送られたり電話がかかってきたりしても、利用者に転送してくれるサービスも充実しています。

バーチャルオフィスの社会的な問題点

住所だけを貸すというサービスの性質上、詐欺や犯罪、社会通念上、虚業だと思われる業者に利用されやすいというのが大きな問題点になっています。そのためバーチャルオフィスの運営会社は利用審査を厳しく徹底する、送られてきた書類や郵便物は全て記録するなどの対応を行っています。警察や税務署、金融機関、債権者などから利用者の個人情報の開示要求があった場合には、その要求を受け入れることがほとんどです

利用する側が注意しておくべき問題点

郵便物受取にライムラグ

バーチャルオフィスに荷物が送られれば利用者に転送してくれますが、どうしてもタイムラグが生じるので、返信が遅れがちになるという弱点があります。

ワークスペースの確保

バーチャルオフィスは、事務所としての建物を貸してくれるわけではないので、取り引き相手や業者を招いて商談や契約をすることは困難です。名刺やホームページに事務所として恥ずかしくない場所を載せられるという形式を取れるだけなので、住所を元に訪ねて来る人がいたら、バーチャルオフィスであるということはすぐに露見してしまいます。物理的な仕事をする空間がないので、もちろん自宅やカフェなどのワークスペースを別に確保する必要があります

バーチャルオフィスだとバレる可能性

取引先や顧客がバーチャルオフィスに訪問しないまでも住所をネット検索すれば、同じ住所でたくさんの事業所が検出できるので、やはりバーチャルオフィスであるということは難なくわかってしまいます。

銀行口座開設や融資が少し不利

たまにあるのが銀行口座が開設できなかったこと、融資が受けられなかったこと。などは聞くことがありますが、バーチャルオフィスを利用するという働き方が徐々に社会へ浸透しつつあるので、基本的には銀行口座開設や、創業融資などについても問題は少ないです

対処方法

対処法として、信頼できる大口の取引先にはバーチャルオフィスの住所と合わせ、実際に業務を行っている場所の住所を伝えておきましょう。バーチャルオフィスを利用している旨を事前に伝えておけば、安心感を与えられます。相手の立場になって考えると、あなたが仕事さえしっかりしていればあなたが自宅で作業をしていても、いったい何の問題があるのでしょうか?堂々と公開することで無駄な経費を削減して堅実な経営を目指していることをアピールしてみるのも一つの考え方ですね。

バーチャルオフィスの効果的な利用方法

バーチャルオフィスの中には、建物を構え受付を備えてあって訪問者があっても対応してくれる運営会社もあります。受付は突然の来訪者に対しても、不信感を持たれないよう利用者が不在であることを伝えて丁寧な対応をしてくれます。会議室や応接室を準備して来客を迎えることもできる所もあります。突然の来客の可能性のある業種であれば、こうしたバーチャルオフィスの会社を利用するのも良いかもしれません。こうした会社はバーチャルオフィスと普通のレンタルオフィスの両方を運営しているので、検索しても利用者が事務所を実際に借りているのか?バーチャルオフィスだけの利用なのか?は区別ができません。

利用目的を考えてバーチャルオフィスを活用しましょう

問題点

開業にあたり、とりあえず事務所の住所と固定電話の番号が欲しいというだけなら、バーチャルオフィスを利用することは有効な手段と言えるでしょう。自宅のほかに事務所として住所と固定電話を持っていれば、取り引き相手や業者の信頼を得ることができます。ただ突然の来客が想定されるような業種の場合には、受付を構えた会社など対策の整ったオフィスを活用することが必要です。

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