バーチャルオフィスでは突然の来客にどう対応している?

来客
バーチャルオフィスとは?【86】

バーチャルオフィスを借りて起業したあと、バーチャルオフィスの電話番号や住所を利用することになります。そうすると、お客さんがバーチャルオフィスの住所を見てバーチャルオフィスに直接アポなしで訪問するようなこともありえます。この場合、本来の事務所がそこにあるわけではありませんので、バーチャルオフィスがどのように来客に対応してくれるか不安に感じる人もいるはずです。この場合の来客対応の仕方を見てみましょう。

スタッフが常駐している所なら安心

会社では、不意にお客さんが訪れることもありますが、バーチャルオフィスの場合にはその点もよく考えて対応してくれることがほとんどです。来客は主に2種類あり、取引き中のお客さんと取引前のお客さんに分かれます。取引き中のお客さんに関しては、あいさつで立ち寄ることがありますので、特に支障はないでしょう。問題は、取引前のお客さんの場合になります。なぜ取引前に来るかといえばそれは会社の信用度チェックをしているからとも言えるでしょう。この場合、スタッフが常駐していないバーチャルオフィスだと対応しきれませんので、スタッフが常駐しているところを借りるのがよいでしょう。レンタルオフィスやシェアオフィスが併設されているバーチャルオフィスだとたいていの場合には受付スタッフが常駐しています

スタッフにも十分な知識がある事が多い

バーチャルオフィスに常駐するスタッフは、基本的にバーチャルオフィスを借りている会社の情報を詳しく理解しています。それは、外側からしているだけでなく、その会社の従業員と同じような知識を持っていることがほとんどになります。そのため、実際の従業員と同じように対応してくれますので問題はないです。

金融機関の来客に対しては?

バーチャルオフィスには、金融機関のスタッフが訪れることがあります。金融機関からお金を借りる場合の審査では、住所を調べてやってくることは少なくありません。この場合、スタッフが常駐しているところを選ぶか、あるいはあらかじめバーチャルオフィスを活用していることを述べることで対応することができます。

堂々と初めからバーチャルオフィスだと説明しておくのもアリ

バーチャルオフィスを使って起業すると、事務所を賃貸して起業する場合と比較すると家賃がほとんど必要ないため、利益率が高いと言えます。初期費用や固定費用を大幅に節約した堅実な経営なのです。つまりバーチャルオフィスの住所でも何ら問題ないという考えも増えてきています。また近年ではリモートワークという働き方も浸透してきているため、お客様側から見ても徐々に抵抗感は少なくなって来ています。逆の見方をすれば社会の変化に柔軟に対応している会社だと言うこともできます。

バーチャルオフィスの来客対応まとめ

来客

これからバーチャルオフィスを借りる場合、来客の対応の仕方が問題になる方もいるでしょう。基本的に、取引前の会社のスタッフが来客へとしてきた場合、スタッフが常駐しているならば安心です。そのため、可能な限りスタッフが常駐しているところを選ぶ必要があります。また、金融機関からお金を借りる場合もその審査の段階でバーチャルオフィスに来る場合、あらかじめバーチャルオフィスの住所が記載されていることを説明すると良いです。

京都市内に所在地を置くバーチャルオフィスには東京や大阪など他府県にあるバーチャルオフィスにはない大きな特徴があります。これは京都市内特有の独自の風習から来ているものであると言えるでしょう。京都のバーチャルオフィスは、バーチャルオフィスを使っていることがバレにくいのです。その理由とは?

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