バーチャルオフィスはどうやって選べば良いの?選び方や利用・契約のコツを解説



バーチャルオフィスはどうやって選べば良いの?利用と選び方や契約のコツを解説
バーチャルオフィスとは?【113】

 都市圏のみならず、地方エリアでも利用が広まっているバーチャルオフィス。事業運営に必要な経費を抑えながら、事業者に必要な信用が獲得できることから、導入している人も多いですが、「何を基準に選んで良いか分からない」「バーチャルオフィスの選び方が分からない」と困っている人も後を絶ちません。そんな人たちのために、バーチャルオフィスを選ぶ際のポイントや注意点を厳選してみました。ぜひ参考にして頂き、希望に合致したバーチャルオフィス選びに生かしてください。


事業継続には月額固定費の削減が重要

月額固定費の削減が超重要

企業(事業活動)には、変動費と固定費という2つの経費が存在します。企業収益が常に損益分岐点を上回り、安定的に利益を生み出すためには、変動費と固定費の両方を抑える必要がありますが、固定費は毎月一定額で発生するため、利益確保に一番の障壁になるとされています。固定費は、電話代やインターネット通信量、家賃、光熱費、複合機のリース料金など。いずれも安いサービス、プランを選んでも経費削減には限界がありますが、バーチャルオフィスを選ぶと、固定費を格段に落とすことが可能です。事業がまだ軌道に乗っておらず、金融機関からの融資なども返さなければならないという人は、バーチャルオフィスを選ぶと良いでしょう。


バーチャルオフィス利用のメリット

バーチャルオフィス利用のメリット

バーチャルオフィスの利用によって得られるメリット3点を紹介します。

【1】住所とオフィスのグレードが上がる

バーチャルオフィスは、東証一部の企業が立ち並ぶビジネス街の一角にあるオフィスを、事務所本拠として利用することが可能です。実際のオフィスがワンルームや小汚い雑居ビルであった場合はマイナスになりえる半面、バーチャルオフィスの住所が、高品質なオフィスであれば、取引先を中心に対外的な信用を得られます。全くオフィスがない状態や、マンションの一角といった住所から、質の良いバーチャルオフィスの住所を獲得できると、住所とオフィスのグレードアップに寄与するでしょう。 

【2】充実したオフィス設備をいつでも利用できる

レンタルオフィスやコワーキングスペースと併設しているバーチャルオフィスの場合、様々なオフィス設備を利用できます。例えば取引先と商談をしたい場合は会議室の使用や、資料をまとめて印刷したい場合はプリンターなどのリース用品の使用など、多岐に渡ります。月額で一定額が引き落とされるサブスクリプションではなく、事前に予約してその都度使う事前予約制となっているなど、利便性にも優れています。

【3】豊富なオプションから必要なサービスだけ選んで利用

バーチャルオフィスは、法人登記や銀行口座に記載できる法人住所貸しをはじめ、豊富なオプションを活用できます。多くのバーチャルオフィスで提供されているサービスは、バーチャルオフィスに届いた郵送物を指定の住所に送る郵便物転送サービスや、専用秘書が事業主に変わって取引業者や金融機関の職員などと対応する来客対応サービスなどです。いずれのサービスも、必要なオプションを必要な時だけ利用できる仕組みになっているので、無駄な経費がかかることはありません。


バーチャルオフィスの選び方とチェックすべき11ポイント

バーチャルオフィスの選び方とチェックすべきポイント

ここからは、本題となるバーチャルオフィスの選び方と、選ぶ際にチェックすべきポイントを紹介します。


【選び方1】

運営会社と受付のイメージを確認する

まず、バーチャルオフィスの運営会社と受付のイメージを事前に確認しましょう。万が一、悪徳業者に当たってしまった場合、大きな損失を被りますので、口コミサイトの評価やホームページの雰囲気などは契約前に最低限確認することが必須となります。その上で、バーチャルオフィスの運営会社を訪問したり、管理する物件の個室や会議室を内見したりするのがベターです。帝国データバンクのデータベースなどから、資本金の多寡など、企業の財務状況を確認するのも良いでしょう。特に資金繰りが厳しく倒産する可能性のある運営会社を選ぶことは避けましょう


【選び方2】

運営会社の営業時間と問い合わせ可能な時間を確認する

営業時間が短いと、急なミーティングが入って夜間に利用したい場合に、「バーチャルオフィスが使えなかった」という事態に陥りかねません。バーチャルオフィスに併設している個室や会議室を利用したいと考えている場合は、バーチャルオフィスの営業時間や問い合わせ可能な時間をチェックしましょう。


【選び方3】

法人本店所在地として登記できるかを確認する

バーチャルオフィス利用時に法人登記ができるか最初に確認しましょう。自社の概要を一般公開し、法人として公的に認めてもらうための法人登記。基本的には、住所貸しで得た住所が、法人登記に使えないケースは少ないですが、念の為登記可能かどうかを運営会社に確認するのがベターです。


【選び方4】

初期費用とサービス利用の料金を確認する

初期導入の費用が圧倒的に安いバーチャルオフィスですが、初期費用はもちろん、契約内容に付帯するサービスの利用料金はしっかり確認しましょう。初期費用が安くても、契約維持にかかる月額料金や、オプションのサービス料金が高い場合があります。サービス料金は、設備の質によりますが、月額料金は、1万円未満が相場とみて問題ありません。特に郵便転送や電話利用時の通話料、電話代行で秘書が受けてくれる場合の料金などその都度発生するバターンがありえます。さらに保証金が必要なこともあります。納得いくまで細かく確認しましょう。


【選び方5】

契約前の審査を行っているか確認する

バーチャルオフィスの運営会社の、契約前審査の有無も重要なチェックポイントです。審査がないことは、言い換えれば入会審査が楽なことを意味しますが、入会審査が簡易な業者は、詐欺業者や反社会勢力の関係者に取り込まれやすくなります。本人確認書類の提出が多い業者は、手続きは面倒ですが信頼できる可能性が高いと言えるでしょう。自社のブランドとイメージを守るためにも、多少審査が厳しくても、しっかりと審査を行っている運営会社を選ぶと良いでしょう。


【選び方6】

契約延長や解除の仕組みを確認する

契約更新時にどのくらいの期間まで延長できるのかといった契約延長の仕組みや、契約解除の告知をいつまでにすれば良いかなど、契約解除の仕組みもチェックしましょう。特に、契約解除は、マンション契約のように、解除予告の期間が定められていたり、解除時に高額な違約金が生じたりするケースがあるので注意が必要です。


【選び方7】

個室や会議室などレンタルスペースの有無を確認する

自宅やカフェ以外で作業をしたり、取引先と商談をする場合は、個室や会議室の有無を確認することは必須です。比較的、取引先と顔を合わせる機会が多い職種の場合、オフィススペースで商談できるかが、成約にも関わるポイントになりえるので事前に確認しておきましょう。


【選び方8】

サービスやオプションの有無を確認する

住所貸しや郵送物発送だけでなく、電話代行や秘書代行、印刷業務といったサポートオプションが充実しているか確認しましょう。特に、チェックしておきたいオプションは、登記、電話、経理の3つです。いずれも代表的なオプションであり、特に電話業務を代行してもらうことは労務負担の軽減にも繋がります。まずあなたに必要なサービスと不要なサービスを整理してみましょう。基本料金には何が含まれていて、何が含まれていないのか?重要なポイントです。


【選び方9】

他社とは違うサービスの提供や強みを確認する

バーチャルオフィスの運営会社が、提供するオプションに多様性がある、借りられるオフィスの立地が際立って良いなど、他社とは違うサービスや強みを持っていることは、選定の際の重要なチェックポイントです。強みがないと、競合他社に破れ、倒産するリスクがあります。運営会社は資金繰りに苦しんでいる業者も多いため、帝国データバンクや東京商工リサーチといった信用情報調査会社によるリサーチ結果を含め、しっかり確認しましょう。

弊社京都バーチャルオフィスの強みはこちらです。

選ばれる理由
京都バーチャルオフィス他社との違い

【選び方10】

自社物件で運営していることが望ましい

他社のバーチャルオフィス物件の多くは所有者との賃貸借契約です。つまりユーザーは転貸にて住所を借りています。サービスの性質上、物件所有者とのトラブルが発生しやすいのがバーチャルオフィスの現状です。この場合において、トラブルも踏まえて家主(物件所有者)から運営会社への家賃が割高に設定されていることもあります。この割高の家賃はユーザーへの利用料へ反映せざるをえません。また賃貸で運営している場合、撤退リスクの可能性も高まります。運営会社が事業不振や家主とのトラブルで撤退してしまう場合、あなたはどうなるでしょう?当然ですが退去するしかありせん。退去となると本店所在地の登記住所を変更したり、各取引先への住所・電話番号変更の連絡など事務手続きが増加します。しかし京都バーチャルオフィスは自社物件にて運営しておりますので安心です。


【選び方11】

口コミを確認する

最後に、バーチャルオフィスを選ぶ際は、必ず口コミをチェックしましょう。ユーザーからの口コミ情報は、誤魔化しが効かないため、何よりも信用情報になります。口コミは、Google MAP上のレビューや専門のバーチャルオフィスサイトに掲載されています。口コミの内容に関わらず、口コミの書き込み数が多いほうが顧客数も多く、長い間、続いている歴史もある運営会社と言えるでしょう。内容もよく吟味し、評判の良い運営会社を選びましょう。


バーチャルオフィスは月額料金が高くなるとサービスが充実する

バーチャルオフィスは月額料金が高くなるとサービスが充実する

これはほとんど全ての商品やサービスに言えることですね。あまりにも月額料金が安価なバーチャルオフィスだと、サービスが粗悪で、悪徳業者の巣窟だったといった事態も起こりかねません。会社を経営していくための資金と、許容できる出費のバランスを考え、多少月額の値が張ったとしても自社のニーズと事業内容に合ったバーチャルオフィスを選びましょう。



バーチャルオフィスなら京都バーチャルオフィス

京都バーチャルオフィス

全国には数多くのバーチャルオフィスがありますが、京都でお探しなら京都バーチャルオフィスへお任せ下さい。弊社ならではの強みや、実際に利用されているお客様の声をご紹介します。


京都バーチャルオフィスの特徴

京都バーチャルオフィスの強みは以下のとおりです。

 

サービス内容に応じて選べる4つのプラン

・京都御所から徒歩1分の好立地

・月額2,000円〜!エリア最安値に挑戦中

・電話番号取得・転送サービス付きでも月額6,500円〜

・商談スペースもあり

 

特に月額料金の安さには自信があります。もし低コストで開業したい、初期費用を抑えたいとお悩みなら、ぜひ弊社にご相談下さい。


【他社よりも格安でサービスを提供できる理由】

バーチャルオフィスの多くはレンタルオフィスも併設しています。レンタルオフィスとは、デスクや会議室も提供するサービスです。この場合には広い敷地・面積を有する物件が必要になります。また受付や清掃のスタッフも雇用する必要もありますね。しかし当社はデスク・会議室のサービスを排除し、私書箱機能・住所貸し・電話 転送・Fax利用に限定し、発生する経費を削減し、業界最安値を実現いたしました。もちろん来客時の商談スペースは設けておりますのでご安心ください


京都バーチャルオフィスを利用したお客様の声

実際に京都バーチャルオフィスをご利用いただいているお客様の声をご紹介します。以下のお客様は大阪からご利用頂いています。

 【ご利用プラン】ビジネスプラン

“ビジネスのアイデアはあったのですが、儲かるまでは事務所はいらなかったので、とりあえずは自宅でスタートしました。自宅やカフェなどでパソコンで仕事してますが、固定電話からの転送で会社っぽくなり助かってます。”(J.I様 男性)


京都バーチャルオフィスのプラン内容

京都バーチャルオフィスでは、以下4つのプランをご用意しています。それぞれの料金とサービス内容は次のとおりです。

プラン名 料金/月額 主なサービス
エコノミー 2,000円

・名刺やHPに住所記載

・住所の法人登記

・郵便受け取りと転送なし

・ポストへ社名表示なし

スタンダード 3,500円

・名刺やHPに住所記載

・住所の法人登記

・郵便物の転送

ビジネス 6,500円

・名刺やHPに住所記載

・住所の法人登記

・郵便物の転送

・電話番号取得・転送

・スマホから市外局番通知可能

プラチナ 11,000円

・名刺やHPに住所記載

・住所の法人登記

・郵便物の転送

・電話番号取得・転送

・スマホから市外局番通知可能

・FAX利用・転送

・商談スペース

  (月10時間まで無料)

・フリーダイヤル利用

このように、プランごとに料金やサービス内容が異なりますので、ご希望に合ったプランをお選び頂けます。どのプランが適切か悩んだ際は一度ご相談下さい。京都バーチャルオフィスでは、適切なプランをご提案し、皆様のビジネスをサポートいたします。


京都のバーチャルオフィスが他府県のユーザーからも選ばれる理由

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