バーチャルオフィスを利用するためには本人確認ができる書類が必要

本人確認
バーチャルオフィスとは?【73】

バーチャルオフィスはその特徴やメリットから、初期コストを抑えたいと考えている経営者や独立・開業を検討している人が申し込みをするケースが増えています。そんなバーチャルオフィス利用のためには申し込みの際に審査があり、いくつかの書類の提出が必要とされており、その中の一つに本人確認書類が挙げられてます。今回はその理由やポイントを解説します。


利用前には厳格な審査がある

誰でも簡単にバーチャルオフィスを利用できるわけではありません。契約する前に厳格な審査を受けなければなりません。厳しいバーチャルオフィス運営会社の場合は、面接もあります。他の会員様も同じ住所を利用しています。そのため社会的信用が乏しいような事業をされている方は利用できません。その審査において身分を証明する本人確認書類が重要な要素となります。


本人確認書類が必要とされている理由

バーチャルオフィスの申込をする時には、本人確認の書類を求めるところがほとんどだとされています。その理由として挙げられているのが、「犯罪利用防止」です。そもそもバーチャルオフィスは架空の住所を貸し出すサービスであり、郵便物を転送する・電話を転送するなどのサービスを受けることができます。ほかにも法人登記ができるなど充実したサービスがある反面、これらのサービスを悪用して詐欺などの犯罪行為に利用されてしまったケースもあるのです。このためバーチャルオフィスサービスを提供している企業では、自分たちのサービスが不正に利用されないために本人確認の書類を提出するように求めています。提出されない場合はサービス利用を申請しても通らないことがほとんどなので、必ず本人確認の書類は提出しなければいけません。当然、何らかの不正な利用が発覚した場合には、警察や債権者へ個人情報を公開されることもあります。


どのようなものが本人確認書類として認められるのか

バーチャルオフィスを利用する際に提出する本人確認書類は、個人で利用する場合と法人で利用する場合で若干異なります。個人で利用する場合は、基本的に氏名と生年月日、住所が確認できるものであることが条件です。そのため運転免許証やパスポート、マイナンバーカードなどが本人確認書類として利用されることが多いほか、海外から移住してきた人だと在留カードや特別永住者証明書を提出することもあります。また本人確認書類は顔写真付きが求められるケースがほとんどです。そして法人で利用する場合は、法人の実質的支配者を証明するための書類が必要となります。代表的なものとして履歴事項全部証明書(登記事項証明書)や実質的支配者個人の本人確認書類が挙げられるほか、取引担当者の本人確認書類も求められることが多いようです。


弊社京都バーチャルオフィスの場合

弊社、京都バーチャルオフィスの場合

◆法人契約の方◆

履歴事項全部証明書 / 法人の印鑑証明書

◆個人事業主の方◆ 

住民票 / 個人の印鑑証明書

◆共通必要書類◆ 

・運転免許証又は 顔写真入り身分証明書のコピー

・公共料金の明細や請求書のコピー 

希望転送先の住所、氏名いり

(電話、ガス、電気、水道、年金、健康保険など)

顔写真付き身分証明書がない方の場合

非常に珍しいパターンですが免許証やパスポート、マイナンバーカードなどの顔写真付きの身分証明書を所持していない方もいらっしゃいます。この場合は「マイナンバーカード」を作っておくことをオススメいたします。区役所や市役所などで誰でもすぐに作ることができます。


【弊社京都バーチャルオフィスの対応】

下記のいずれか2点で代用可能です。

 

健康保険、国民健康保険または船員保険等の被保険者証

共済組合員証

国民年金手帳

年金手帳

国民年金、厚生年金保険または船員保険に係る年金証書

共済年金または恩給等の証書

学生証、会社の身分証明書

療育手帳

身体障がい者手帳

 

 

顔写真付きではない証明書の場合、信憑性を補完するため2点ご用意いただいます


本人確認書類の提出方法

これらの本人確認書類は、申し込みをしたバーチャルオフィスサービスの会社あてに画像データやPDFデータを送付することで確認してもらうことができます。会社によっては郵送で提出を求められることもあるのですが、個人情報保護のためにインターネット上でのやり取りで提出を求めるところが多いようです。


バーチャルオフィスの犯罪利用防止のための対策

本人確認

バーチャルオフィスサービスは以前詐欺などの犯罪行為で悪用されてしまった過去があるため、利用する側はサービスを提供している側に対して犯罪目的で利用しないということを証明・信用してもらう必要があります。そのための対策として行われているのが申し込みの際の本人確認書類の提出なので、利用を検討している人はその点を理解して必要書類をまとめておくことが大切です。


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