バーチャルオフィスの利用前の審査には面接はある?

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バーチャルオフィスとは?【50】

バーチャルオフィスは利用する前に、必ず業者側が審査をするようになっています。特にバーチャルオフィスは過去に悪用された事例もあることから、厳重な審査を行っているようです。そこで気になるのが審査の内容であり、中でも面接による審査があるのか気になっている人も多いようです。そこで今回は、バーチャルオフィスの審査で面接があるのかどうか解説します。

基本的には書類による審査がメイン。例外的に面接をする業者もある

バーチャルオフィスの利用を申し込んだ後は、申し込んだ先の業者が利用可能かどうかの審査を行います。審査内容に関しては業者によって若干の違いはあるものの、基本的には身分証明書や住民票、印鑑登録証明書などの身分を証明するための書類や、事業計画書もしくは業務経歴書などの実際の企業実態がわかる書類などの提出がメインとなっています。そのため書類審査が中心とされており、直接面接による審査を行っているというわけではありません。

【審査に必要な代表的な書類】

◆法人契約の方→ 

履歴事項全部証明書 / 法人の印鑑証明書

◆個人事業主の方→ 

住民票 / 個人の印鑑証明書

◆共通必要書類→ 

運転免許証又は 顔写真入り身分証明書のコピー

◆公共料金の明細や請求書のコピー 

希望転送先の住所、氏名いり

(電話、ガス、電気、水道、年金、健康保険など)

ただし担当者とのやり取りは審査に影響する

ただここで注意しておかなければいけないのが、書類審査をする際に担当者と会話をする必要がある点です。これは面接というわけではなく、書類に不備がないかどうか・必要な書類は全て揃っているかどうかなど、必要な項目に関して確認や質問をする場として設けられています。このため担当者との会話はそこまで重要ではないと思われがちですが、実はこの時にあまりにも非常識な対応をしたり暴言や高圧的な態度を取ってしまうと担当者から不信感を持たれてしまう恐れがあるのです。そうなるとその後の審査に悪影響を与えてしまう可能性が高いため、注意が必要だと言われています。

担当者との対話で注意しておくべき点

審査時の担当者との会話は、ある意味面接に近いものだと考えられています。そのためいくつか注意しなければいけない点があるのですが、一番気を付けなければいけないのが非常識な対応をしないことです。一般的なビジネスコミュニケーションが取れないと当然信用してもらえませんし、面接ではないからとフランク過ぎる対応をすることもNGだとされています。また暴言や高圧的な態度をとる、質問に対して曖昧な返答をして言葉を濁すなど、社会的に信用してもらえないような対応をしないことも重要です。

京都バーチャルオフィスの場合

弊社、京都バーチャルオフィスの面接と審査についてご説明いたします。基本的には面接はなく、書類審査のみになります。利用を許可させていただくもっとも大きなポイントは事業の実態があるか?どうか?になります。申込書に記載されている事業を実際におこなっているのかを確認させていただきます。具体的にはWEBサイトやSNSなどをチェックさせていただきます。ここで事業の実態が確認できない場合は面接を実施しています。事業の性質上、詐欺などに利用されやすいのがバーチャルオフィスです。社会通念上、詐欺だと疑われる可能性がある方は、利用をお断りしています。同じ住所を他のお客様と使うため、利用者全員に間接的に迷惑がかかるのを防ぐためです。

バーチャルオフィスの審査は面接はないが対応次第では審査に影響がある

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このようにバーチャルオフィスの審査は書類審査がメインとされているため、面接による審査は行われていないことがほとんどです。ただし審査時には担当者と会話する必要があり、その時の対応次第では審査に何らかの影響を与える可能性が高いとされています。そのため面接はなくても、担当者とのやり取りがそのまま面接のようなものだと思って対応しておかなければいけません。社会的に信用を損ねるような事業内容でなければ、基本的には問題なくご利用いただけます。

京都市内に所在地を置くバーチャルオフィスには東京や大阪など他府県にあるバーチャルオフィスにはない大きな特徴があります。これは京都市内特有の独自の風習から来ているものであると言えるでしょう。京都のバーチャルオフィスは、バーチャルオフィスを使っていることがバレにくいのです。その理由とは?

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