バーチャルオフィスにおける荷物の転送と発送について

荷物の転送と発送
バーチャルオフィスとは?【72】

バーチャルオフィスを借りることで、会社住所を都心に置きながら、実務は別の場所で行うことができます。会社事務所を1室借りる賃料に比べると大幅に下がるので、新たに起業する人たちや地方の企業の方々からとても注目されています。では、バーチャルオフィス宛にくる荷物の転送はどうなるのでしょうか?また、バーチャルオフィスの住所で発送するにはどうすればよいのでしょうか?その扱われ方について、以下で説明していきます。

荷物転送サービス

バーチャルオフィスのサービス内容は運営会社によって違いますが、多くの運営会社で『荷物転送サービス』を行っています。これは、クロネコヤマトや佐川急便などでバーチャルオフィスに届いた荷物を、指定した住所に転送するサービスです。荷物を速達で転送して欲しい場合は、ほとんどの場合は着払いや追加オプションで対応しています。

荷物転送サービスの注意点

バーチャルオフィスに届く荷物のサイズや種類は決められていることがほとんどです。例えば、「書類ならA4サイズまでならOK」や「現金書留や生き物は受け取りNG」などです。限定されたもの以外の受け取りをお願いしたい場合も、オプションサービスで対応してもらえることがあるので、それは各運営会社のサイトなどで事前に確認が必要です。また、1週間分の荷物をまとめて転送するという場合もありますので、転送のタイミングに関しても確認しておいた方がよいでしょう。

弊社京都バーチャルオフィスの場合

弊社、京都バーチャルオフィスの場合

宅急便や宅配便が届いた場合は写真をメール添付でお知らせします。書類は50通まで保管します。書類はA4サイズまでなら無料で転送しております。書類以外は着払いで転送します。書類以外の物品(宅配便・宅急便)の保管は5個までです。1個当たりサイズは3辺合計140センチ以内い納めてください。全て1か月以内に引き取りにきていただくか?弊社より転送させていただきます。

バーチャルオフィスから書類や荷物の発送

郵便はがきや手紙などには消印、荷物追跡サービスと、どこから発送したのかが受け取り側が分かってしまうことが多いため、バーチャルオフィスの住所から発送してもらう必要があります。これも『郵便物投函代行サービス』や提携している運送会社の『集荷サービス』などで対応できます。単純に発送元にバーチャルオフィスの住所を記載していただくだけです。これで自宅から発送してもバーチャルオフィスから発送したことになります。切手や郵送代、集荷費用などの実費はもちろん利用者側が負担しますが、サービスの利用そのものが無料か有料かは運営会社によって違いますので確認が必要です。

実際にオフィスで働いているような見せ方が可能

荷物の転送と発送

いろいろ制限もありますが、荷物の転送・発送に関しては実際にオフィスで働いているような対応が可能です。ただ、その制限のため期日まで支払いができなかったり、取引先への対応が遅れてしまったりすることもあります。ですので、トラブルを未然に防ぐためにも、バーチャルオフィスを借りる前に荷物の転送・発送にはどのようなサービスがあるのかをしっかり確認しましょう。

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