バーチャルオフィス契約から利用までの流れや手続き

バーチャルオフィス利用に必要な手続き
バーチャルオフィスとは?【2】

起業または副業を決意した。そんなときに格安で利用できるバーチャルオフィスというサービスをご紹介してきました。でも初めて聞いたサービスで、内容はわかったけど、どうやったら使えるのでしょう?ここではバーチャルオフィスを契約・利用するまでの流れや手続きをご紹介します。バーチャルオフィスというビジネスの性質上、犯罪や不正に利用されることを防ぐために本人確認などの書類が必要です。また多くの場合、厳正なる審査を経て利用が開始できます。


1◆HPで業者を探し、問い合わせる

インターネットでバーチャルオフィスを運営している業者を探しましょう。利用してみたい所があれば、問い合わせ用の電話番号や専用フォームで連絡します。事前に確認したいことや不安な点があれば、遠慮なく問い合わせましょう。


たくさんある運営会社から選ぶ失敗しないポイント

立地や規模なども重要ですが、最も知りたいのは実際に使っている方の口コミです。インターネットで検索したりGoogleマイビジネスの口コミ欄などをチェックしてみましょう。またフリーランスや小規模事業者などの知り合いがいれば、バーチャルオフィスを使っているか?質問してみましょう。小規模事業者で起業したばかり、特にオフィスが必要ない。そんな条件に当てはまる知人はいませんか?その方がバーチャルオフィスを使っていなくても、知人の知人くらいであればバーチャルオフィスやレンタルオフィスを使ったことがある人がいるはずです。


2◆内覧申し込み / 説明の予約

バーチャルオフィスの内覧を申し込み、現地でどんな施設なのか確認します。HPの写真と実際の雰囲気が違うケースもあるようなので、足を運ぶことをおすすめします。会議室の利用予定がある方は、会議室の設備も確認しておきましょう。どこのバーチャルオフィス運営会社でも用途にあわせたいくつかのプランがありますので、自身の目的にマッチしたプランを選んでください


電話や内覧で確認する主なポイント

利用できる住所はどこなのか?

郵便物の転送はどれくらいの頻度なのか?

宅急便の転送は可能なのか?

固定電話番号の使い方は?

会議室や打ち合わせのスペースはあるのか?

既存会員は銀行口座を開設できているか?

既存会員は金融機関から融資は受けられたか?

利用料金の支払い方法は?


3◆書類提出

バーチャルオフィスの契約に必要な書類を提出します。写真付きの身分証明書の他、法人契約であれば履歴事項全部証明書、個人事業主であれば住民票などが必要です。

◆法人契約の方のみ◆ 

・履歴事項全部証明書 / 法人の印鑑証明書

◆個人事業主の方のみ◆ 

・住民票 / 個人の印鑑証明書

◆どちらも共通で必要な書類◆ 

・代表者免許証又は 顔写真入り身分証明書のコピー

・自宅公共料金の明細や請求書のコピー 

希望転送先の住所、氏名いり

 (電話、ガス、電気、水道、年金、健康保険など)


4◆審査

書類を元に審査が行われます。バーチャルオフィスによって異なりますが、早ければ即日、遅ければ1週間程かかるようです。サービスの性質上、不正な目的で利用される可能性もあるためほとんどの場合は利用にあたり審査があります。ポイントは申込時に申請した事業内容を実際に行っているか?この点がもっとも重要な基準になります。京都バーチャルオフィスでも厳しい審査を実施しており、全体の10%程度のお申込みをお断りしております。

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◆事業内容を具体的に確認できる資料が必要です◆

下記が一例になります。客観的に誰でも事業内容がわかる資料をご提出ください

 

主要取引先との契約書のコピーやフランチャイズ契約書のコピー、

各行政機関発行の許認可証、会社案内、製品、パンフレット、

お取引先さま向けご提案書、見積書、注文書、仕様書等


5◆入金→契約完了

審査に通過すれば入会金や初月の利用料金などを振込み、契約します。契約後に住所や電話番号の使用が可能になりますが、サービスによっては契約してから使用までに時間を要するものもあります。バーチャルオフィスによって利用手続きは細かく違うため、いくつかHPを見て比較・検討する必要があります。

バーチャルオフィス利用までの流れ
京都バーチャルオフィス利用までの流れ

お申込名義について

すでに法人が設立されている場合は、法人名義のでお申込みになります。法人設立前で設立登記後の所在地として利用したいときは、まずは個人事業主として申し込んでください。利用開始後に法人登記が完了したあと、改めて商業登記簿謄本や会社の印鑑証明を提出していただきます


利用開始までの期間について

「すぐに利用できますか?利用開始までどれくらい時間がかかりますか?」お客様からよくいただく質問です。お客様が必要な書類を用意すれば2~3日程度で利用ができます。利用料金の支払いは銀行振り込みがほとんどですが、希望の場合はカード決済も可能です。


京都市内に所在地を置くバーチャルオフィスには東京や大阪など他府県にあるバーチャルオフィスにはない大きな特徴があります。これは京都市内特有の独自の風習から来ているものであると言えるでしょう。京都のバーチャルオフィスは、バーチャルオフィスを使っていることがバレにくいのです。その理由とは?

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