バーチャルオフィスは郵便物を転送してくれるのでとても便利!

バーチャルオフィスの郵便転送
バーチャルオフィスとは?【10】

バーチャルオフィスでレンタルした住所は名刺やホームページ、会社案内などに記載するため、どうしてもその住所に郵便物が送られてきます。郵便物のなかには税務署や金融機関などからの重要なもの、請求書やその他業務に必要なもののほか、ダイレクトメールなどあまり重要でないものも含まれます。バーチャルオフィスサービスに含まれる郵便転送。バーチャルオフィスではこれらの郵便物をどのように扱ってくれるのか、見ていきましょう。

バーチャルオフィスとは?

バーチャルオフィスとは、実際に事務所(オフィス)を借りず、起業に必要なオフィスの住所をレンタルすることができるサービスです。都心部の住所を利用した法人所在地の登記、郵便物・宅急便の受取、商談スペースの利用も可能で、格安料金で事務所を借りているのと同じ状況を作ることができます。都心部の住所を名刺やホームページ、パンフレットなどに表記できるため、信用力・ブランド力も向上します。

◆郵便転送◆

あなたの代わりに郵便を受け取り、事前登録している住所へ週に数回程度、転送いたします。

◆専用電話市外局番「03」「06」など◆

あなたの専用電話番号を新規で取得することができて、電話転送や発信が可能です。

 

郵便物ごとに転送や引き取りなど受け取り方法が選べる

通常、バーチャルオフィスの住所に届いた郵便物や宅配便の荷物は、指定の住所に転送してくれます。多くの場合は郵便物等が届くたびにメールで、誰からどのような郵便物あるいは宅配便が届いたか、報告があります。契約者はその一つ一つに「早急に転送してもらう」「こちらから引き取りに行く」「破棄してもらう」など、こちらの要望を記入して返信すれば、バーチャルオフィス側がそのように処理してくれます。急ぎでない郵便物はまとめて週に1度転送してくれるように決められていることが多いです。

【京都バーチャルオフィスの場合】

書類に関しては事前に希望がない場合は、メールでの報告はいたしません。ひとつひとつ毎回お客様が転送方法の指示をする手間を省くためです。遅くとも翌日中にはご指定の住所へ転送いたします。書類以外の物品などは、メールにてご連絡を差し上げます。メールには届いた荷物の画像を添付いたします

転送費用がバーチャルオフィスの基本料金に含まれているところもある

転送費用については、転送費用がバーチャルオフィスの基本料金に含まれているものや、1通ごとに転送の費用が決められているものなどさまざまです。また書留郵便や配達証明郵便にも対応しています。急ぎでない郵便物をまとめて転送してもらう場合、有料でレターパックなどで転送してもらうことが可能です。さらに、宅配便などの荷物の場合は着払いの宅配便にて転送してくれます。

【京都バーチャルオフィスの場合】

弊社京都バーチャルオフィスでは、書類であれば無制限かつ無料で希望の住所へ転送しております。つまり郵便転送はお支払いいただくプラン料金に含まれているサービスです。書類以外の物品などは「着払いで発送」か「来社にて受取り」か選択いただけます。

現金書留や本人限定郵便などは転送できないこともあるので要注意

転送不可となるものは現金書留、裁判所からの特別送達、本人限定郵便などです。また食品や植物などの生もの、冷蔵や冷凍タイプの宅配便、大きな荷物などは受け取ってもらえません。現金書留は不在票を預かるとともにメールで報告されます。

【京都バーチャルオフィスの場合】

現金書留なども受取らないでほしい旨の希望がなければ、代わって受け取ります。冷蔵や冷凍タイプの宅配便、大きな荷物なども受取は可能です。この場合は保管期間は2日間になります

バーチャルオフィスの郵便物転送サービスを有効活用しよう

郵便転送

バーチャルオフィスが受け取ってくれた郵便物や宅配便の一つ一つに指示を出すのは面倒なことがありますし、引き取りに行くのも手間がかかります。しかしそのようなことを含めても、バーチャルオフィスがさまざまな郵便物等を転送してくれるシステムはとても便利で、活用する価値があるといえます。転送のシステムや料金はバーチャルオフィスによって違いますので、あらかじめよく比較してから決めるのがよいでしょう。

京都市内に所在地を置くバーチャルオフィスには東京や大阪など他府県にあるバーチャルオフィスにはない大きな特徴があります。これは京都市内特有の独自の風習から来ているものであると言えるでしょう。京都のバーチャルオフィスは、バーチャルオフィスを使っていることがバレにくいのです。その理由とは?

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