親などの他者名義でバーチャルオフィスへ申し込みは可能?利用中に個人名義から法人名義へ切り替えはできる?

名義
バーチャルオフィスとは?【108】

バーチャルオフィスへの利用申し込み前によくいただく質問があります。それは名義に関する問い合わせです。利用申し込み時に親などの他者の名義でバーチャルオフィスへ申し込みは可能なのか?また利用中に個人名義から法人名義へ切り替えはできるのでしょうか?ここではバーチャルオフィスで起業する際に名義に関して理解しておくと良いポイントを紹介します。

バーチャルオフィスを借りるときの名義の決め方

バーチャルオフィスを借りるときには利用者名義を誰にするかを決めなければなりません。自分だけで事業を行うのならもちろん本人で構いませんが、家族と一緒に行うということもあるでしょう。従業員が名義人になっていても問題はないものの、トラブルを避けるという意味では事業の代表者と一致させておくのが賢明です。転送サービスなどを使うときにもバーチャルオフィス側が誰宛に届いた郵便物か混乱することもあります。したがって実際に事業の担い手になる人・代表者・中心人物の名義になっているとスムーズに使えるでしょう。

親や家族の名義でバーチャルオフィスを使いたい?

理由がイマイチわかりかねるのですが、「親の名義で申し込んでもいいですか?」このような質問がたまにあります。特段の合理的な事情があるとき以外は本人名義で申し込んでいただくようお願いしております。親や家族の名義で申し込みたい場合は、その理由を説明していただいております。また必ずご名義人ご本人の承諾を得ていることを証していただく必要があります。何かトラブルが起こった場合は、全て契約名義人の責任となります。

他人名義で契約しているものを経費にできるのか?

独立して自宅で作業をするとき。自宅家賃を経費にするときには按分に基づいて決めるのが原則です。事業の代表者や従業員が名義人になって家を借りている場合には特に問題が起こることはなく、経費に計上することができます。ただ、家族名義になっていて、その家族を従業員として雇っていない場合や、他人名義のものを個人的に借りて住んでいるような場合には経費にするためには名義人との間で取引書類を作成しなければなりません。

契約期間中に個人名義から法人名義へ変更したい

これもよくいただく質問です。まだ会社を設立していない。会社を設立するための法人所在地としてバーチャルオフィスを利用したい。そんな場合は、まず個人名義で契約してください。そのあとバーチャルオフィスが利用可能になった時点で、住所利用が可能になります。これにより法人所在地として会社設立用の住所を登記することができます。当然ですがバーチャルオフィスの利用を申し込む前には、会社設立用の住所を登記できません。

 このことからわかるように契約期間中に個人名義から法人名義へ変更することは可能です。法人が設立されたら必ずお知らせください。法人登記簿と法人の印鑑証明書を改めてご提出いただきます。

法人を設立したら必ずバーチャルオフィスへ連絡する

申し込み時点では個人名義。そのあと新規法人が設立された場合、バーチャルオフィス宛に新規法人名で郵便物が届きます。バーチャルオフィスの住所をつかって新規法人を設立されたときは必ずバーチャルオフィス運営会社へ通知する必要があります。またバーチャルオフィス側で把握していない屋号・名義を利用されるときも同様です。バーチャルオフィスには他にも多くの会員様が登録しています。郵便物が届いたときに、どの会員様宛なのか?バーチャルオフィス側で把握できないという混乱が生じるのです。

名義の重要性を再認識して起業しよう

名義

バーチャルオフィスを使って起業するときには名義の重要性を再認識しておくことが大切です。誰が事業の代表者になるかに応じて誰の名義で借りるかを考える必要が生じるからです。特に自宅の家賃を経費にしたい場合には賃貸契約の名義が誰なのかも考慮する必要があります。車の名義のようにあまり影響しないものもありますが、基本的には事業の代表者に統一するのが賢明です。

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