バーチャルオフィス利用者でもプライバシーマークを取得できるのか?

プライバシーマーク
バーチャルオフィスとは?【88】

ワークスタイルが多様化していく中で、働き方ばかりではなく、オフィスの在り方すらも変化してきています。そのような変化に対応するように現れたサービスが、バーチャルオフィスです。バーチャルオフィスを取得するメリットは様々ありますが、その在り方から不安要素が全くないわけではありません。その不安のひとつであるプライバシーマークの取得について紹介します。バーチャルオフィス利用者でもプライバシーマーク(Pマーク)を取得できるのでしょうか?

バーチャルオフィスとは

バーチャルオフィスとは、仮想の事務所であり、実際にある業務のためのスペースを取得することなく、事業開始に必要とな住所電話番号などといった情報・権利だけをレンタルするサービスのことです。実際に事務所を構えないので、かかる費用が大幅に安くなります。また、郵便物の受け取りや電話番号の利用ができることもあります。またブロガーやyoutuberなどのインフルエンサーもファンからのプレゼントを受け取る目的として利用しています。これはバーチャルオフィスの住所を利用することにより、利用者の個人情報が保護され、プライバシーを守ることになるのです。

プライバシーマークとは

プライバシー保護の重要性が叫ばれる現代では、個人情報の取り扱いは非常に大きな問題です。プライバシーマークとは、企業や団体など規模を問わず事業を行っているものの、個人情報保護の体制やその運用の状況が適切であることを示すためのマークのことを言います。プライバシーマーク制度のもと成り立っており、1998年から施行されています。このマークがあれば個人情報を適切に扱っている事業(会社)と見なされ、様々な社会的信用を獲得することが可能です。

バーチャルオフィスでもプライバシーマークが取得できるのか

バーチャルオフィスで事業を運営している場合、プライバシーマークを取得することができるのかといった不安を持つ人がいます。バーチャルオフィス利用者の場合は実際にオフィスを構えて、オフィス常駐者が情報保護対策を立てているわけではないです。したがってPマークの取得ができないと思われていますが、そのようなことはありません。バーチャルオフィスでもプライバシーマークは取得可能です。審査の際に、登記上のバーチャルオフィスの住所だけではなく、実業務の拠点も記入することでPマークの取得ができるようになります。またバーチャルオフィスによってはプライバシーマーク取得サポートなどのサービスを提供している場合もあります。インターネットで検索するとたくさんのプライバシーマーク取得コンサルタントを見つけることができるので相談してみるのもいいでしょう。

Pマークの取得を有利にするために

バーチャルオフィスでプライバシーマークを取得をする際には審査があります。その審査を通過するためには、いくつかの工夫が必要です。通常の取り組みと同様に個人情報を洗い、リスク分析にマニュアル作成、システムの構築を行うことがまず必要となります。そのうえで、紙の個人情報を持たないこと、のぞき見防止フィルターを利用すること、セキュリティレベルが高いサーバーを利用するなどといった工夫をすると取得しやすくなります。つまり「バーチャルオフィスなのか?実在オフィスなのか?」は審査の最重要課題ではないのです。

プライバシーマークを取得して会社の信用をUP

プライバシーマーク

バーチャルオフィスに限らず、消費者の信用を得るための手段としてプライバシーマークを取得することは有効です。バーチャルオフィスでは、プライバシーマークの取得は難しいと感じる人もいますが、しっかりと申請時に実業務の拠点も知らせて、いくつかの個人情報保護のための対策を立ててから審査を受ければ問題なく取得することができます。プライバシーマークを取得して社会的信用を得て、安定した経営を目指しましょう。

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