バーチャルオフィスを借りるときに支払った費用の勘定科目はどうなるの？仕訳や経費計上方法と注意点を徹底解説
【この記事は？どんな人へ向けた内容？】
バーチャルオフィスの利用料金やオプションサービスの料金を経費として計上する際に、どのような勘定科目を使えばよいか知りたい方へ向けた記事になります
事業を行ううえで勘定科目を正しく使用することは、納税をする場合にも役立ちます。事業を行ううえで支払った費用や獲得した収益をそれぞれ正しい勘定科目に仕分ける必要があるのですが、問題になるのがバーチャルオフィスを使用して事業を行う場合です。この場合には通常のオフィスを借りる場合とは異なった、考え方をする必要があります。
バーチャルオフィスとは？
ビジネスを運営するためには、開業届の提出や郵便物の受け取りのために「住所」が必要です。
自宅住所からビジネスを運営することは可能ですが、例えばネットショップを経営する場合、
特定商取引法に基づいて不特定多数に公表することになるため、抵抗感を持つ方もいらっしゃいます。
また、通常のオフィスを借りるには高額な費用が必要であるため、新しくビジネスを始めたばかりの方には負担が大きいかもしれません。
そこで、バーチャルオフィスがおすすめです。バーチャルオフィスは、物理的オフィスを借りるよりも費用が安く、住所として利用することができます。
３つの類似サービスの違いとは？
近年、様々な働き方とともに新たなオフィス形態が誕生しました。
簡単に下記3点の違いを説明しておきます。
◆バーチャルオフィス◆
物理的なワークスペースはナシで、住所や電話番号のみを提供する。当然、料金は最も安くなる。
住所や電話番号だけを提供するため、料金は安くて済みますが、実際に作業できる空間はありません。
◆レンタルオフィス◆
個室のオフィスや固定デスクなど占有のワークスペースを提供する。料金は最も高い。
◆コワーキングスペース◆
ワークスペースはあるが、決まった占有デスクや部屋、個室はなく、毎回自由に席を選んで利用する
以上が3つのサービスの違いです。
違いをまとめると実際に作業をする空間が存在しているか？していないか？です
住所レンタル料への正しい経理の必要性
バーチャルオフィスを使用して事業を行う場合に注意しなければいけないのは、事業の内容を記載するために行う簿記に使う仕訳です。正しい仕訳は損益計算書や貸借対照表を作成するうえで欠かせないものなので、勘定科目も正確に使用する必要があります。
レンタルのための費用
通常のオフィスを使用して事業を行うケースとバーチャルオフィスを使用するケースで経理上大きく異なるのは、それを利用するために支払った費用の処理方法です。通常のオフィスは実際にスペースを借りて、そこで事業を行うのでそれを借りるために支払った費用も「地代」などの勘定科目を使用して仕訳をすることになります。
異なる考え方
ですがバーチャルオフィスを借りる場合には、必ずしもこうした方法で仕訳をすることが最適とは限らないので注意が必要です。バーチャルオフィスの場合、郵便物の転送などのためにレンタルされるので、家賃を支払うための賃貸費用という考え方が当てはまらない場合もあります。
使用すべき勘定科目
そのためにバーチャルオフィスを借りたときの費用を経理処理するときに使用されることが多いのが「支払手数料」という勘定科目です。家賃の支払いではなくてあくまでサービスを利用するために支払った対価として、経理上処理する方法です。
バーチャルオフィスレンタル料の仕訳
バーチャルオフィスへの支払いを経費計上する際の勘定科目は、一般的に「支払手数料」として計上します。これは、バーチャルオフィスは実際に物件を借りるわけではなく、事業に間接的に関わる費用となるためです。
ただし、バーチャルオフィスの利用料金に含まれるサービスやオプションによっては、「通信費」や「外注費」「会議費」などの勘定科目を使うこともできます。この場合は、利用したサービスの内容を明確に記録しておくことが必要です。
【基本料やオプションの仕訳例】
◆支払い手数料＊住所利用料
◆通信費＊電話番号やビジネスフォン利用料
◆外注費＊郵便物転送料
◆会議費＊会議室の時間貸し料金
バーチャルオフィスと勘定科目まとめ
バーチャルオフィスを借りて事業を行う場合でも、通常のオフィスを借りる場合と同様に正しい経理は必須になります。バーチャルオフィスの場合、特にそれをレンタルする際に支払った費用の扱いが経理上重要になります。賃貸のための地代家賃として処理する方法もありますが、支払手数料という勘定科目を使用して仕訳をしたほうが、より実際の状態を反映させて経理をすることができます。
京都市内に所在地を置くバーチャルオフィスには東京や大阪など他府県にあるバーチャルオフィスにはない大きな特徴があります。これは京都市内特有の独自の風習から来ているものであると言えるでしょう。京都のバーチャルオフィスは、バーチャルオフィスを使っていることがバレにくいのです。その理由とは？
京都バーチャルオフィス
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