バーチャルオフィスの利用にもそれなりにリスクがある?


リスク
バーチャルオフィスとは?【90】

バーチャルオフィスは、東京23区内の一等地や大阪や名古屋、横浜など市街地中心部の住所や電話番号を格安で利用することができるため起業したい方には非常に魅力的です。ただその半面、バーチャルオフィスにはそれなりにリスクもあることを頭に入れておく必要があります。「メリットがある半面リスクがあること」よく考えた上で選択することが重要になるでしょう。


お客さんが来た場合のリスク


バーチャルオフィスを利用する場合のリスクの一つは、お客さんがバーチャルオフィスに訪れた場合です。バーチャルオフィスを利用していることを知っていれば問題ありませんが、そうでなければ十分に対応しきれないこともあります。特に、スタッフが常駐していない場合には来客に対して対応することができませんので信頼を失ってしまう可能性があります。これを防ぐためには、スタッフが常駐しているところを選ぶのが一番です。来客時の対応についてしっかりと考えておきましょう


急ぎの郵便物や郵送物が来た場合のリスク


郵便転送サービスについての理解をしておきましょう。通常の郵便ならば、これでも問題ありません。ですが、急ぎの郵便の場合には、バーチャルオフィスのスタッフがすぐに転送をしたとしても最低でも1日は遅く到着することになります。そのため、バーチャルオフィスの方でなんらかの対処をしてくれる所を選ぶ方がよいです。例えば、バーチャルオフィスからそれほど遠くないところに契約者の事務所がある場合にはそこまでスタッフが届けてくれるサービスなどを利用すれば、迅速に対応することが可能です。また逆に、急ぎの書類や手紙などが届いた場合すぐに連絡をしてもらい、バーチャルオフィスまでスタッフが取りに行く方法も考えられます。

◆弊社京都バーチャルオフィスの場合◆

重要な郵便物や早く受け取りたい郵便物は事前にお知らせください。速達で転送するなど個別に対応いたします


許認可が必要な場合はどうか


これから会社を立ち上げるときに、最初からバーチャルオフィスを使った場合に許認可の申請が難しくなることもあります。この場合には、最初にバーチャルオフィスの住所を使っていいかどうかを確認しておくことが必要になります。場合によっては、問題ないこともありますので、その時はバーチャルオフィスで登録をしておきましょう。あなたが始めたい事業には許認可が必要なのか?その許認可はバーチャルオフィス利用者でも取得可能なのか?事前に確認しましょう


その他考えられるリスク一覧


それぞれのリスクについて解説しています。詳細はテキストをクリックしてください


共通している対策方法


バーチャルオフィスは少しずつではありますが世間に浸透しつつあります。働き方改革、リモートワーク・副業の推進などにより従来と比較してバーチャルオフィス利用者に対してマイナスイメージを持つ方は減っていくことが予想されます。対処法として、信頼できる大口の取引先にはバーチャルオフィスの住所と合わせ、実際に業務を行っている場所の住所を伝えておきましょう。バーチャルオフィスを利用している旨を事前に伝えておけば、安心感を与えられます。相手の立場になって考えると、あなたが仕事さえしっかりしていればあなたが自宅で作業をしていても、いったい何の問題があるのでしょうか?堂々と公開することで無駄な経費を削減して堅実な経営を目指していることをアピールしてみるのも一つの考え方ですね。新しい考え方や新しい働き方を、いち早く取り入れる柔軟性を持っているとも言えるのです。


様々なリスクを想定しておこう


リスク

これからバーチャルオフィスを利用するときには、そのリスクを頭に入れておく必要があります。その一つは、来客の対応になります。突然の来客の場合には、スタッフが常駐していなければだれも対応できないためスタッフが常駐しているところを選びましょう。また、郵便転送サービスなども利用できるものの、速達などでは対応できない業者もあるため、直接誰かが取りに行くなどの準備が必要です。


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